Bakgrunn som viser Veles flyt fra medlemsregister til kontingent og selvbetjening

Medlemssystem for organisasjoner

Medlemssystem for register, kontingent og rapportering

Vele samler innmelding, medlemsdata, betaling, selvbetjening og styregrunnlag i én medlemsflyt.

Uforpliktende. Vi bruker e-posten bare til å følge opp interessen for Vele.

Slik fungerer det

Én innmelding blir hele medlemsflyten

Medlemmer er ikke bare kontaktdata. I Vele blir samme hendelse også kategori, gruppe, kontingent, betalingsstatus, samtykke og rapportgrunnlag.

Innmelding

Medlemmet velger kategori, husstand, foresatte og samtykker selv.

Register

Styret ser aktive medlemmer, grupper, kategorier og historikk uten regneark.

Kontingent

Prisregler, rabatter, betalingsvalg og purring følger medlemsdataene.

Rapport

Styret får medlemstall, utestående kontingent, frafall og tilskuddsgrunnlag uten nye regneark.

Kjernefunksjoner

Det styret forventer at et medlemssystem faktisk skal huske

Vele dekker hverdagsoppgavene som ofte havner mellom et medlemsregister, en betalingsapp, e-postlister, purringer og styrepapirer.

Vil du vurdere behovene først? Les guiden om medlemssystem for foreninger eller bruk sjekklisten for valg av medlemssystem.

Medlemsregister

Personer, familier, foresatte, kategorier, samtykker og status samlet i ett register.

Alder og kategori

Aldersstyrte satser, støttemedlemmer, æresmedlemmer og ryddig håndtering av kategoriendringer.

Kontingentløp

Årlig, kvartalsvis eller månedlig kontingent med proratering og familiepris.

Betalingsvalg

Betalingsvalg, KID, manuell oppfølging og relevante integrasjoner kan samles i samme løp.

Purring og fornyelse

Påminnelser knyttes til betalingsstatus, ikke til manuelle lister.

Min side

Innmelding, oppdatering av kontaktdata, husstand, kvitteringer og samtykker.

Lag og avdelinger

Grupper, seksjoner, kapitler og lokallag får avgrenset innsyn og ansvar.

Rapportgrunnlag

Medlemstall, utestående kontingent, frafall, Frifond, Grasrotandelen og LAM.

Integrasjoner

NIF, Brønnøysund, Min side og økonomi kan kobles på der organisasjonen trenger det.

Medlemsregister

Registeret er mer enn en kontaktliste

Vele holder orden på hvem som er medlem, hvordan de hører sammen, hva de har samtykket til, og hvilken kontingentstatus medlemskapet har. Det gjør registeret brukbart for både styret, kasserer og gruppeansvarlige.

Se også guiden om hva et medlemsregister bør inneholde.

Illustrasjon av medlemsregister med familier, grupper og samtykker i Vele

Familier og foresatte

Husstand, barn, foresatte, vergekontakt og familierabatt henger sammen uten ekstra lister.

Kategorier over tid

Aktive, støttemedlemmer, æresmedlemmer, lokallag og aldersstyrte satser kan endres uten historikkbrudd.

Samtykke og GDPR

Kommunikasjon, bilder, nyhetsbrev og persondata får en sporbar logg i samme system.

Grupper og lokallag

Seksjoner, lag og kapitler kan få avgrenset ansvar uten at hovedstyret mister totalbildet.

Løp

Årlig, kvartal eller måned

Metoder

KID, giro og oppfølging

Status

Status og purring henger sammen

Kontingent og betaling

Kontingenten følger reglene, ikke magefølelsen

Årlig kontingent, månedlig trekk, treningsavgift, seksjonsavgift og proratering kan kjøres fra samme medlemsdata. Når betalingen kommer inn, kobles den til riktig medlem og riktig krav.

Les mer om kontingent i forening og hvordan krav, betaling og purring bør henge sammen.

Prisregler

Alder, kategori, familie, gruppe og startdato kan påvirke hva medlemmet skal betale.

Betalingsvalg

Betalingsvalg, KID, manuell oppfølging og relevante integrasjoner kan samles i samme løp.

Purring

Påminnelser styres av faktisk betalingsstatus, ikke av en eksportert liste fra forrige uke.

Min side

Medlemmet kan gjøre mer selv

Innmelding, adresseendring, foresatte, kvitteringer og samtykker bør ikke bli styrearbeid. Vele gir medlemmet en enkel side, mens styret beholder kontroll på datakvalitet og historikk.

Innmelding

Nye medlemmer kan velge kategori, gruppe, husstand og betalingsmåte i samme løp.

Kvitteringer

Betalingshistorikk og bilag er tilgjengelig uten at kasserer må lete i banken.

Kommunikasjon

E-post og SMS kan målrettes etter gruppe, status, kategori eller manglende betaling.

Oppdateringer

Kontaktdata, husstand og samtykker oppdateres nærmere kilden: medlemmet selv.

Illustrasjon av rapportering, medlemstall og tilskuddsgrunnlag i Vele

Frafall

Se utviklingen tidlig

Tilskudd

Bruk samme grunnlag flere steder

Styret

Uten muntlige overleveringer

Rapporter og styregrunnlag

Rapportene er klare fordi driften allerede er strukturert

Medlemstall, utestående kontingent, frafall, grupper, tilskuddsgrunnlag og styreoverlevering bygger på samme data som medlemmene og kontingenten. Målet er mindre januar-rydding og færre spørsmål ved årsmøtet.

LAM

Alders- og aktivitetstall kan holdes ryddig for støtte- og idrettsrapportering.

NIF

Lag, foresatte og aktivitet kan holdes samlet når idrettslaget skal rapportere.

KID

Betalinger kan kobles til krav og medlem, slik at rapportene viser status uten ekstra avstemming.

Hvem det er laget for

Samme produkt, ulike medlemslogikker

Noen organisasjoner trenger raske innmeldinger. Andre trenger strenge kategorier, lokallag, familier eller tilskuddsgrunnlag. Vele er bygget rundt variasjonen, ikke bare rundt én type klubb.

Foreninger

Medlemslister, kontingent, e-post/SMS, årsmøte og tilskudd.

Ryddig drift selv når styret byttes.

Idrettslag

Lag, foresatte, aldersgrupper, treningsavgifter og betalingsoppfølging.

Oversikt på tvers av grupper uten å miste lokale roller.

Fagforeninger

Kategorier, lokallag, kommunikasjon og medlemsstatus over tid.

Mindre administrasjon rundt fornyelse og rapportering.

Samvirker

Medlemmer, roller, stemmerett, kontingent og medlemsoppfølging.

Ryddig oversikt før møter, fakturering og rapportering.

Kobling mot økonomi

Når medlemsdriften skal møte økonomien

Medlemsstyringen står først. Når kontingent, betaling og rapportgrunnlag skal følges opp videre, er strukturen allerede på plass.

ReAI

Vele er laget for medlemsdrift. Der kontingent, betaling og regnskap skal henge sammen, kan ReAI kobles på slik at krav, KID-betalinger og rapportgrunnlag følger samme struktur.

Les mer om ReAI

Kontingent

Kontingent lages med riktig kategori, gruppe og prisregel.

Betaling

Betalinger følges opp mot riktig medlem og riktig kontingent.

Rapport

Styret ser utestående, medlemstall, frafall og tilskuddsgrunnlag.

Overgangen

Start med medlemsmodellen, ikke et stort migreringsprosjekt

Første samtale handler om medlemsmodellen deres: antall medlemmer, kontingenttyper, familier, grupper, betaling, kommunikasjon og rapportering. Hvis dere kommer fra regneark, kan guiden fra Excel til medlemssystem hjelpe dere å se hva som bør ryddes først.

Fra regneark

Importer medlemslisten og rydd struktur før første kontingentløp.

Fra betalingsapp

Samle betalingsstatus, medlemsstatus og rapporter før oppfølgingen sprer seg i flere systemer.

Fra styrebytte

Neste styre får medlemsliste, åpne krav, grupper og rapporter uten muntlige overleveringer.

Neste steg

Registrer interesse for Vele

Vi samler nå interesserte organisasjoner som vil ha bedre kontroll på medlemmer, kontingent og rapportering. Legg igjen e-post, så kontakter vi deg for en tidlig gjennomgang når løsningen åpnes for nye organisasjoner.

Registrer interesse

Legg igjen e-post, så kontakter vi deg for en tidlig gjennomgang når løsningen åpnes for nye organisasjoner.

Guider

Se alle guidene om medlemsregister, kontingent, betaling, rapportering og overgang fra regneark.

Gå til guidene