Å bytte regnskapsfører er sjelden så dramatisk som mange tror. Det som avgjør om overgangen blir ryddig, er ikke først og fremst oppsigelsen, men hvor godt du har kontroll på bilag, frister, tilganger og hvem som gjør hva i overgangsperioden.

Denne guiden er laget for bedrifter som vil forstå prosessen før de tar kontakt med nytt byrå.

Når er det faktisk på tide å bytte?

Noen tegn går igjen:

  • regnskapet er for lite oppdatert til å være nyttig i hverdagen
  • du må purre for å få svar på vanlige spørsmål
  • det oppstår feil i lønn, MVA eller avstemming flere ganger
  • du får lite innsikt i hva som er inkludert og hva som blir ekstraarbeid
  • samarbeidet føles tungt, selv om systemet egentlig fungerer fint

Hvis du kjenner igjen flere av disse punktene, er det ofte samarbeidsformen som er problemet, ikke nødvendigvis programvaren.

Dette bør være klart før du bytter

OmrådeDet du bør ha oversikt overHvorfor det betyr noe
BilagHvor dokumentasjonen ligger og hvem som har tilgangNy regnskapsfører må kunne følge historikken
RapporteringStatus på MVA, lønn, skattemelding og årsoppgjørReduserer risikoen for at frister faller mellom to stoler
FullmakterAltinn, bank og eventuelle integrasjonerGjør oppstarten raskere
Åpne posterKunder, leverandører, lønn og periodiseringerHindrer at feil blir videreført
AnsvarHvem som avslutter inneværende periode og hvem som overtar nesteGir mindre forvirring i oppstarten

En enkel rekkefølge som fungerer

  1. Avklar hva dagens regnskapsfører skal ferdigstille.
  2. Samle bilag, rapporter og tilganger på ett sted.
  3. Bestem oppstartsdato for ny samarbeidspartner.
  4. Gå gjennom lønn, MVA og andre åpne frister i god tid.
  5. Avklar rapportering, kontaktperson og oppfølging fra første måned.

Denne typen struktur gjør at du kan bytte uten at hele økonomiflyten stopper opp.

Må du bytte system samtidig?

Nei, ofte ikke. Mange bedrifter tror de må ta et stort teknisk løft samtidig som de bytter byrå, men det er ofte mer fornuftig å starte med selve samarbeidet. Hvis dagens system dekker behovene deres, kan et bedre regnskapsbyrå være nok til å få hverdagen til å fungere langt bedre.

Hvis du fortsatt vurderer alternativene, bør du lese Finn regnskapsfører og Hva koster regnskapsfører? .

Spørsmål du bør stille før du bestemmer deg

  • Hvem blir fast kontaktperson?
  • Hvor ofte oppdateres regnskapet?
  • Hvordan følger dere opp lønn, MVA og årsoppgjør?
  • Kan dere jobbe i systemet vi allerede bruker?
  • Hvordan ser de første ukene ut etter oppstart?

Gode svar på disse spørsmålene sier ofte mer enn en generell salgspresentasjon.

Beste neste steg

Hvis du vurderer bytte nå, er det smart å kombinere denne guiden med Når trenger du regnskapshjelp? . Når du vil gjøre vurderingen mer konkret, kan du se nærmere på et alternativ for regnskapshjelp og sammenligne det med behovet du har avklart.