Anskaffelse av medlemssystem for styret
Gjør anskaffelsen ryddig nok til at styret velger arbeidsflyt, ikke bare leverandør.
Anskaffelse av medlemssystem bør behandles som en styrebeslutning om drift, økonomi og medlemsservice. Det er ikke bare et IT-valg. Løsningen påvirker hvordan styret håndterer innmelding, kontingent, betaling, kommunikasjon og rapportering.
Forslag til styreprosess
- Beskriv dagens problemer med konkrete eksempler.
- Lag en enkel kravspesifikasjon for medlemssystem .
- Avklar budsjett, ansvar og tidsplan.
- Test løsningene med reelle medlemsscenarioer.
- Beslutt overgang, datavask og opplæring samtidig som valg av system.
Hva bør protokollføres?
| Tema | Hvorfor det bør med |
|---|---|
| Formål | Hva skal bli bedre for styret og medlemmene? |
| Risiko | Hvilke data, betalinger eller rapporter kan feile i overgang? |
| Kostnad | Hva koster løsning, oppstart og betaling? |
| Ansvar | Hvem eier register, kontingent og rapportering etter oppstart? |
Unngå personavhengige valg
Det er fristende å velge løsningen én person liker best. Styret bør heller velge en rutine som tåler at kasserer, leder eller medlemsansvarlig byttes. Se også styrebytte og medlemsregister .
Slik henger det sammen i Vele
Vele passer best når styret vil samle medlemsarbeidet i en felles flyt. Anskaffelsen bør derfor vurdere både produkt, overgang og rollen løsningen får i organisasjonen.
Neste steg
Hvis styret vurderer Vele, kan dere registrere interesse . Da kan vi hjelpe dere å avklare om medlemsmodellen passer.