Datavask av medlemsregister
Rydd medlemsdata før import, slik at nytt medlemssystem ikke arver gamle feil.
Datavask av medlemsregister er arbeidet som avgjør om nytt medlemssystem starter ryddig. Det handler ikke om å gjøre alt perfekt, men om å fjerne de feilene som ellers vil skape problemer for kontingent, kommunikasjon og rapportering.
Hva bør vaskes først?
Start med feltene som påvirker flere prosesser:
- navn, e-post og telefon
- medlemsstatus og innmeldingsdato
- kategori, alder, familie og foresatte
- gruppe, lokallag eller avdeling
- betalingsstatus og åpne krav
- samtykker og kommunikasjonsvalg
Hvis disse feltene er uklare, blir både betaling og rapportering usikker.
Datavask i praksis
| Problem | Praktisk løsning |
|---|---|
| Dubletter | Velg én hovedpost og noter hva som slås sammen. |
| Gamle medlemmer | Skill aktive, passive, utmeldte og ukjente. |
| Manglende fødselsdato | Prioriter medlemmer der alder styrer kontingent eller rapportering. |
| Uklare kategorier | Oversett gamle fritekster til faste kategorier. |
| Feil kontaktdata | La medlemmene bekrefte data ved første innlogging eller innmelding. |
Ikke vask alt manuelt
Styret bør ikke bruke ukevis på detaljer som medlemmene kan bekrefte selv. Rydd først strukturen, og la selvbetjening ta noe av finpussen. Les mer om Min side for medlemmer og kontaktdata for medlemmer .
Slik henger det sammen i Vele
Vele bruker medlemsdata videre til kontingent, betaling, purring og rapporter. Derfor er datavask en del av produktinnføringen, ikke et sideprosjekt.
Se også import av medlemsdata og duplikater i medlemsregister .
Neste steg
Hvis dere vil flytte fra regneark eller et eldre system, kan dere registrere interesse . Da kan vi se hvilke data som bør vaskes før import.