Eksport av medlemsdata
Eksport bør være kontrollert, formålsstyrt og slettes når den ikke trengs.
Eksport av medlemsdata er noen ganger nødvendig, men bør ikke være standard arbeidsmåte. Hver eksport er en kopi av medlemsregisteret, og kopier blir fort utdaterte eller liggende for lenge.
Når er eksport nyttig?
- rapportering til en ekstern ordning
- revisjon eller kontroll
- engangsimport til et annet system
- utskrift til arrangement der systemtilgang ikke passer
- styregrunnlag med begrensede data
Sjekkliste før eksport
| Spørsmål | Hvorfor |
|---|---|
| Hva er formålet? | Eksporter bare nødvendige felter. |
| Hvem trenger filen? | Begrens mottakere. |
| Hvor lenge trengs den? | Sett slettefrist. |
| Inneholder den sensitive data? | Vurder om eksport bør unngås. |
| Finnes bedre løsning? | Rollebasert tilgang kan erstatte filen. |
Ikke bruk eksport som daglig rutine
Hvis gruppeansvarlige alltid får Excel-eksport, mister styret kontroll på datakvalitet og personvern. Gi heller avgrenset systemtilgang der det er mulig.
Les også personvern i medlemsliste og gruppeansvarlige i medlemssystem .
Slik henger det sammen i Vele
Vele bør gjøre eksport mulig når det trengs, men legge opp til at flest mulig arbeidsoppgaver skjer i systemet.
Neste steg
Hvis medlemsdata spres i filer, kan dere registrere interesse .