Historikk i medlemsregister
Historikk gjør medlemsdata forklarbare når styret skal forstå endringer over tid.
Historikk i medlemsregister handler om å kunne forklare hva som var sant på et bestemt tidspunkt. Uten historikk blir det vanskelig å vite hvorfor et medlem fikk en sats, hvorfor en rapport viser et tall, eller når et samtykke ble endret.
Hvilken historikk er nyttig?
| Historikk | Hvorfor den betyr noe |
|---|---|
| Medlemsstatus | Viser når medlemmet ble aktivt, passivt eller utmeldt. |
| Kategori | Forklarer kontingent og rapportering over tid. |
| Betaling | Viser krav, betaling, purring, fritak og kreditering. |
| Samtykke | Dokumenterer hva medlemmet har godkjent. |
| Roller | Viser verv, gruppeansvar og tilganger over tid. |
Når historikk redder styret
Historikk blir særlig viktig ved årsmøte, styrebytte, støtteordninger og spørsmål fra medlemmer. Hvis et medlem mener kontingenten er feil, bør kasserer kunne se hvilken kategori og regel som gjaldt da kravet ble laget.
Se også revisjonsspor for medlemsdata og styrebytte og medlemsregister .
Ikke bruk historikk som notatfelt
Historikk bør være strukturert nok til å brukes. Lange fritekstnotater kan hjelpe, men de bør ikke være eneste sted viktige beslutninger ligger. Status, dato, kategori og ansvarlig bør registreres tydelig.
Slik henger det sammen i Vele
Vele legger opp til at medlemsdata, kontingent og rapportering kan forstås over tid. Når historikken følger dataene, slipper styret å rekonstruere gamle beslutninger fra e-post og bankutskrifter.
Neste steg
Hvis dere mangler forklarbar historikk i medlemsregisteret, kan dere registrere interesse .