Import av medlemsdata
Importer medlemsdata kontrollert, med testutvalg, datavask og tydelige beslutninger.
Import av medlemsdata bør planlegges som en kontrollert overgang. Målet er ikke bare å få navn og e-post inn i nytt system, men å beholde den informasjonen styret trenger for kontingent, tilgang, rapportering og historikk.
Før import
Før importen bør dere avklare:
- hvilke medlemmer som skal være aktive ved oppstart
- hvilke kategorier og grupper som skal videreføres
- hvilke åpne kontingentkrav som fortsatt gjelder
- om historikk skal importeres eller arkiveres separat
- hvem som godkjenner datagrunnlaget
Dette bør dokumenteres før filen importeres.
Test med et lite utvalg
Velg et testutvalg som dekker variasjonen i organisasjonen. Ta med et vanlig medlem, et familiemedlemskap, et medlem med fritak, et medlem i lokallag, en foresatt og en person med ubetalt kontingent.
| Test | Hva bør kontrolleres? |
|---|---|
| Kategori | Gir kategorien riktig kontingent og rapportering? |
| Familie | Henger barn, foresatte og rabatt riktig sammen? |
| Betaling | Vises åpne krav og betalingsstatus forståelig? |
| Tilgang | Ser gruppeansvarlig bare egne medlemmer? |
Etter import
Etter import bør styret kontrollere tallene mot gammel kilde, men ikke fortsette å bruke gammel kilde som fasit. Hvis Excel fortsatt oppdateres ved siden av, oppstår det raskt to sannheter.
Les også fra Excel til medlemssystem og datavask av medlemsregister .
Slik henger det sammen i Vele
Vele bør importere data inn i en medlemsmodell som kan brukes videre. Når importen er god, kan kontingent, purring, kommunikasjon og rapportering bygge på samme grunnlag.
Neste steg
Hvis dere har medlemsdata i regneark eller et eldre system, kan dere registrere interesse . Da kan vi se på importbehovet før dere bestemmer tidsplan.