Kontingenten er betalt to ganger: følg betalingene før medlemsstatus endres

Et medlem betaler kontingenten i appen. En annen i husstanden betaler senere den gamle fakturaen. Medlemslisten viser grønt, men bankoversikten har to innbetalinger. Før dere oppretter et nytt medlemskap eller motregner neste år, må dere bekrefte at begge betalingene gjelder samme krav.

Målet er en forståelig sammenheng mellom medlemskap, krav og penger. Videre behandling må følge vedtekter, avtaler og relevant regnskapsvurdering.

Finn medlemmet og den faktiske betaleren

Betaleren kan være en forelder, arbeidsgiver eller annen person enn medlemmet. Sammenlign medlemsidentifikator, periode, fakturanummer og betalingsreferanser. Lik sum og samme etternavn er ikke alene nok til å koble pengene.

Skill også medlemskontingent fra aktivitetsavgift eller arrangement. To like beløp kan gjelde forskjellige forpliktelser selv om de kommer fra samme husstand.

Eksempel: to betalinger på 900 kroner

Anta et krav på 900 kroner for årets medlemskap. To bekreftede betalinger på 900 gjelder dette ene kravet. Da er det mottatt 1 800 mot et krav på 900; differansen er 900 kroner.

Ikke løs dette ved å endre kravet til 1 800 eller opprette en tilfeldig ekstra kontingent. Dokumenter overskytende beløp og avklar behandlingen med riktig betaler og ansvarlig. Dersom forskudd til senere periode vurderes, må dette være uttrykkelig avklart, ikke en automatisk antakelse.

Skill beslutningen fra utbetalingen

En beskjed om at «pengene refunderes» er ikke det samme som gjennomført tilbakebetaling. Bevar koblingen til de opprinnelige referansene og kontroller den faktiske utbetalingen. Avklar mottaker gjennom en egnet kontroll, uten å be om bankopplysninger i en bred medlemsgruppe.

Regnskapsansvarlig må kunne forklare opprinnelig krav, mottatte betalinger og korreksjonen. En netto bankutbetaling fra en betalingsleverandør kan dessuten inneholde gebyrer eller andre medlemstransaksjoner; avstem disse hver for seg.

Gi lokal ansvarlig bare nødvendig oversikt

En gruppeansvarlig kan trenge å se at saken avklares, uten å få hele betalingshistorikken. Bruk tilgangsstyring når oppgaver fordeles mellom kasserer og gruppeledere.

Ved en gjennomgang av Vele kan dere teste et oppdiktet dobbeltbetalingsscenario. Avklar hva løsningen faktisk håndterer og hvilken avstemming som må gjøres i regnskapsarbeidet. Første kontakt trenger ikke ekte medlems- eller betalingsopplysninger.