Alle verktøyVele-verktøy
Medlemsregister-sjekkliste
Sjekk om medlemsregisteret er ryddig nok til kontingent, kommunikasjon, tilskuddsrapportering og overlevering til nytt styre.
Kom i gang med VeleRegisterkvalitet
Registeret må være godt nok til både drift, kommunikasjon og rapportering.
Kom i gang med VeleSlik bruker dere sjekklisten
Kryss av først når noen kan vise hvordan rutinen fungerer i deres egen medlemsdrift. Prosenten viser bare hvor mange av de åtte punktene dere har krysset av. Den er ikke en revisjon, en GDPR-vurdering eller dokumentasjon på at krav til tilskudd er oppfylt.
Fordel gjennomgangen mellom medlemsansvarlig og kasserer. Bruk et avtalt lite utvalg, og noter konkrete mangler med en ansvarlig. Ikke legg medlemslister eller personlige begrunnelser inn i frie møtenotater.
| Kontroll | Et konkret bevis dere kan se etter |
|---|---|
| Tydelig status | To ansvarlige får samme antall medlemmer på samme dato. |
| Relasjoner | To barn med samme e-post er to medlemmer med riktig betaler. |
| Kategorier | Årets kontingentsats kan forklares fra registrert kategori. |
| Formål og kommunikasjon | Styret vet hvilke data som trengs til medlemskap og hvilke valg som er frivillige. |
| Tilgang | En gruppeansvarlig kan ikke åpne andre gruppers medlemsdetaljer. |
| Krav og betaling | En delbetaling viser riktig rest på riktig medlemskrav. |
| Rapporter | Rapportdato, definisjon og grunnlag følger med medlemstallet. |
| Overlevering | Ny ansvarlig finner oppgaven uten en privat fil fra avtroppende. |
Velg første tiltak etter risiko
Hvis tilgangene er for brede, rett dem før dere lager flere rapporter. Hvis personene er riktige, men betalingene uavklarte, begynn med avstemming. Hvis et nytt styre overtar snart, prioriter tilgang, frister og åpne saker.
Se guiden til medlemsregister for grunnstrukturen, personvern i medlemslisten for datahåndteringen og overleveringsplanen ved styrebytte for neste ansvarsskifte.