Medlemskontingent i forening

Finn svaret du trenger

Medlemskontingent er beløpet medlemmet betaler for medlemskapet i en forening. Det er noe annet enn betaling for et bestemt kurs, en treningsaktivitet eller en gave. For en vanlig forening må sats, periode og eventuelle unntak avklares i vedtektene og gyldige vedtak før kasserer sender krav.

Hvem bestemmer kontingenten?

Begynn med foreningens egne vedtekter: Hvilket organ fastsetter satsene, når gjelder de fra, og kan styret gi rabatt eller fritak? Dokumenter beslutningen med periode, beløp og kriterier. En budsjettlinje uten et tydelig satsvedtak gjør ikke innkrevingen lettere.

Det finnes ikke én kontingentsats som passer alle organisasjoner. NIF-idrettslag har særskilte regler, blant annet om minstesats og vedtak. Bruk guiden for medlemskontingent i idrettslag når det gjelder en klubb i NIF.

Beregn behovet før dere foreslår satsen

Et enkelt utgangspunkt er årets utgifter minus forventede inntekter fra andre kilder. Deretter fordeles kontingentbehovet på medlemskategoriene. Ta med usikkerhet rundt antall betalende medlemmer, ikke bare antall navn i registeret.

Fiktivt eksempel: En lokalforening budsjetterer med 108 000 kroner i utgifter og 18 000 kroner i andre inntekter. Kontingenten må dekke 90 000 kroner.

Dette dekker budsjettet bare hvis alt betales. Med 5 prosent ubetalt ved periodens slutt mangler 4 500 kroner i kontanter. Det betyr ikke automatisk at satsene skal økes; styret må vurdere betalingsplan, andre inntekter og kostnader. Prøv kontingentkalkulatoren for å teste egne forutsetninger.

Bestem reglene for unntak

Gi unntak egne registreringer med dato og beslutning. Unngå å skrive økonomiske eller helsemessige begrunnelser i et felt alle gruppeansvarlige kan se. For innmelding underveis viser proratering av kontingent hvilke datoer som må avklares.

Før utsending: test fem forskjellige medlemmer

Kontroller en ordinær sats, en rabattsats, en familie, en nylig innmeldt og en som er utmeldt. For hver av dem må dere kunne forklare kategori, periode, pris og betaler. Kontroller deretter at antall og samlet kravbeløp stemmer med grunnlaget.

Selve kravet bør gjøre det tydelig hvem medlemskapet gjelder, hvilken periode dere krever for, hva beløpet er, når det forfaller og hvordan feil meldes. Bruk en betalingsreferanse som gjør innbetalingen mulig å finne igjen. KID og kontingentbetaling forklarer ett alternativ; kasserer må fremdeles håndtere betalinger uten riktig referanse.

Etter forfall: avstem før påminnelse

Tenk at dere har sendt krav på 90 000 kroner. Banken viser 72 000 kroner mottatt, men 2 400 kroner mangler kobling til medlemskrav. Det er da fordelt 69 600 kroner på krav, og 20 400 kroner står åpne. Undersøk de ufordelte 2 400 kronene før dere avgjør hvilke krav som skal purres. Bankens differanse på 18 000 kroner er ikke i seg selv en restanseliste.

1. Registrer eller importer mottatte betalinger frem til kontrolltidspunktet.
2. Fordel betalinger som dekker flere medlemmer eller har feil referanse.
3. Behandle feilkrav, godkjente utsettelser og krediteringer.
4. Send påminnelse bare på de resterende kravene som faktisk skal følges opp.

En vennlig betalingspåminnelse og et formelt inkassoløp er forskjellige tiltak. Ikke legg til gebyrer eller lovbestemte frister uten å kontrollere vilkårene for den aktuelle prosessen. Denne guiden beskriver det ordinære kontingentarbeidet.

Gi styret tall som kan forklares

Rapporter sendt beløp, krediteringer, fordelte betalinger, åpne krav og ufordelte innbetalinger hver for seg. Skill også krav som ikke er forfalt fra dem som trenger oppfølging. Se betalingsoppfølging for styret for en konkret rapportmal.

Vele samler medlemsregister, kontingent og betalingsoppfølging. Hvis dette er oppgaver dere bruker mye tid på, kan dere registrere interesse.