De fleste foreninger starter med medlemslisten i Excel, og det fungerer lenge. Problemet kommer gradvis: flere kontingentsatser, familier, grupper, en kasserer som har sin egen kopi, og et styrebytte der ingen helt forstår hva fargene betyr. Overgangen til et medlemssystem er i hovedsak en ryddejobb. Selve importen tar minutter når regnearket er i orden.
Tegn på at regnearket har nådd grensen
- Det finnes flere versjoner av lista, og dere må spørre hvilken som er nyest.
- Betalt kontingent markeres med farge eller et «x» uten dato.
- Én person bruker en kveld på å lage krav, og ingen andre kan gjøre det.
- Gruppeledere har egne lister som ikke stemmer med hovedlisten.
- Dere må telle for hånd når medlemstall skal rapporteres.
Har dere to eller flere av disse, betaler dere allerede for regnearket i frivillig tid.
Regnearkfeil som stopper en import
| Problem i regnearket | Hvorfor det skaper feil | Slik rydder dere |
|---|---|---|
| Sammenslåtte celler | Importen leser bare første rad i det sammenslåtte området | Opphev sammenslåingen og fyll ut verdien i hver rad |
| «Betalt» vist med grønn farge | Farger forsvinner i importen | Lag en kolonne med periode, beløp og betalingsdato |
| To personer i én rad («Kari og Ola») | Blir ett medlem med feil navn og ett krav | Én rad per person, med en felles husstandskode |
| Datoer som tekst («ca. 2015», «15.3») | Kan ikke brukes til alder eller ansiennitet | Skriv om til dd.mm.åååå, eller la feltet stå tomt |
| Fritekst i kategori («student?», «pensj») | Kan ikke styre sats | Erstatt med en fast liste over vedtatte kategorier |
| Én fane per år | Samme person finnes mange ganger | Velg gjeldende fane som grunnlag, ta historikk separat |
| Skjulte rader og kolonner | Data blir med uten at noen har sett dem | Vis alt før dere eksporterer |
| Formler mot andre ark | Verdiene endres eller blir feil i kopien | Lim inn som verdier i importkopien |
Koble kolonnene til felter
Før importen må hver kolonne få ett bestemt felt i medlemssystemet. Kolonner som ikke har et felt, skal enten deles opp eller ikke flyttes.
| Typisk kolonne i Excel | Felt i medlemssystemet | Merknad |
|---|---|---|
| Navn | Fornavn og etternavn | Del i to felter |
| Adresse | Gateadresse, postnummer, poststed | Postnummer som tekst, så 0150 ikke blir 150 |
| Tlf | Mobilnummer | Fjern mellomrom, legg til landkode ved behov |
| E-post | E-postadresse | Kan deles av flere i en familie |
| Født | Fødselsdato | Nødvendig for aldersstyrte satser |
| Type eller Kategori | Medlemskategori | Bare vedtatte kategorier |
| Innmeldt | Innmeldingsdato | Ukjent dato er bedre enn en gjettet dato |
| Betalt (en kolonne per år) | Kontingentkrav med status | Bare åpne krav flyttes som krav |
| Familie | Husstand eller relasjon | Koble barn til foresatte |
| Lag eller Gruppe | Gruppe | Samme navn som i gruppestrukturen |
| Merknad | Deles opp | Fritak, samtykke og resten vurderes hver for seg |
Merknad-kolonnen er der regnearket gjemmer mest. «Fritak etter avtale med leder», «vil ikke ha SMS» og «flyttet til Bergen» er tre ulike opplysninger: et fritak som trenger en registrering, et samtykkevalg og en adresseendring. Opplysninger om helse eller økonomi i fritekst bør ikke flyttes i det hele tatt.
Datavask i fem steg
- Frys en kopi. Avtal en dato der den gamle fila ikke lenger endres, og jobb i en kopi.
- Én rad per person. Del opp familierader og fjern summeringsrader og overskrifter midt i lista.
- Standardiser. Samme datoformat, samme kategorinavn og telefonnumre uten mellomrom.
- Finn duplikater. Søk på e-post, navn og fødselsdato, men slå ikke sammen automatisk. Se duplikater i medlemsregister.
- Bestem hva som ikke skal flyttes. Medlemmer som meldte seg ut for lenge siden, og opplysninger dere ikke har behov for, bør ikke følge med inn i et nytt system.
Datavask av medlemsregister går dypere i hvert steg.
Flytt åpne krav, ikke fargekoder
Det er fristende å importere hele betalingshistorikken. Det er sjelden nødvendig. Flytt åpne krav for gjeldende periode som krav i det nye systemet, og ta med historikken som en enkel oppsummering hvis dere trenger den. Kontroller at summen av åpne krav i regnearket er lik summen etter importen.
Hypotetisk eksempel: Regnearket har 240 medlemmer. 214 er markert betalt for inneværende år, 26 er ikke markert. Før import sjekker kasserer bankutskriften og finner at 4 av de 26 har betalt med feil referanse. Da importeres 22 åpne krav, ikke 26, og fire medlemmer slipper en purring de ikke fortjener.
Hvordan dere kontrollerer medlemstall og økonomi hver for seg etter flyttingen, står i guiden om å flytte medlemsdata uten å miste kontingentoversikten.
Prøveimport før alt flyttes
Importer 15–20 rader som dekker de vanskelige tilfellene: en familie, et barn med foresatt, et medlem med fritak, en utmeldt og en med åpent krav. Åpne hver av dem i medlemssystemet og kontroller kategori, sats, gruppe og kontaktperson. Først når de stemmer, importeres hele lista.
Hva skjer med regnearket etterpå?
Når importen er kontrollert, skal regnearket ikke brukes igjen. Lagre én skrivebeskyttet kopi med begrenset tilgang så lenge dere trenger den som kontroll, og slett den deretter. Be gruppeledere og kasserer slette sine private kopier. En gammel liste på en privat datamaskin er både en personvernrisiko og en ny skyggefasit. Se personvern i medlemslisten.
Ikke klare for å bytte ennå?
Da er det verdt å rydde regnearket nå uansett. Med en mal for medlemsregister i Excel får dere kolonnene over på plass, slik at overgangen senere blir en ren import. Skal dere bytte fra et annet system enn Excel, se bytte medlemssystem.
Vil dere ha hjelp til å koble regnearkets kolonner til et ferdig medlemsregister med kontingent, kan dere komme i gang med Vele.