Det farligste ved å bytte medlemssystem er perioden der begge systemene er i bruk. Nye medlemmer melder seg inn i det gamle, betalinger kommer inn med gamle referanser, og ingen vet hvilken liste som gjelder. En god overgang handler derfor mest om tidspunkt, fullstendig eksport og en tydelig dato der det nye systemet blir fasit.
Velg tidspunkt etter kontingentløpet
| Tidspunkt | Fordel | Risiko |
|---|---|---|
| Rett etter at årets kontingent er avstemt | Få åpne krav å flytte | Lav |
| I en rolig periode uten utsendinger | Tid til testing | Lav, hvis ingen frister nærmer seg |
| Midt i en purreperiode | Ingen | Purring på krav som er betalt i det gamle systemet |
| Rett før årsmøte eller rapporteringsfrist | Ingen | Medlemstall som ikke kan forklares |
| Samtidig med styrebytte | Ingen | Ingen kjenner verken gammel eller ny løsning |
Den beste tommelfingerregelen er å flytte når så få krav som mulig er åpne. Da må dere bare overføre en kort liste med restanser, ikke halve kontingentløpet.
Hent ut alt mens dere fortsatt har tilgang
Mange foreninger oppdager først etter oppsigelsen at eksporten bare inneholdt navn og e-post. Lag en liste over hva dere trenger og test eksporten før dere sier opp:
- Medlemmer med medlemsnummer, kategori, inn- og utmeldingsdato
- Historikk over kategoribytter, utmeldinger og tidligere medlemsperioder
- Betalingsstatus per periode, med åpne krav, delbetalinger og kreditnotaer
- Faste betalingsavtaler som AvtaleGiro og eFaktura
- Samtykker med dato og hva det ble samtykket til
- Grupper, lag og roller, inkludert hvem som har tilgang til hva
- Familie- og foresatt-koblinger, som ofte går tapt i flate eksportfiler
Lagre eksportfilene på et sted med begrenset tilgang, og slett dem når overgangen er kontrollert. Eksport av medlemsdata beskriver hvordan filene bør håndteres.
Les avtalen med dagens leverandør
Før dere sier opp, sjekk oppsigelsestid, om eksport er inkludert eller koster ekstra, hvilket filformat dere får, og når leverandøren sletter dataene. Leverandøren behandler medlemsdata på foreningens vegne, så databehandleravtalen bør si hva som skjer med opplysningene når avtalen avsluttes. Ikke la tilgangen gå ut før importen i det nye systemet er kontrollert.
Betalingsavtaler krever ekstra oppmerksomhet. Avklar med bank og leverandører om AvtaleGiro- og eFaktura-avtaler kan videreføres eller må opprettes på nytt. Må medlemmene gjøre noe selv, er det dette som tar lengst tid.
Import og kontroll i det nye systemet
Importer først et utvalg, så hele registeret. Kontroller deretter med kontrolltall: antall aktive medlemmer per kategori, antall familier og summen av åpne krav skal være lik i gammel eksport og ny import. Avvik forklares før det nye systemet tas i bruk. Import av medlemsdata viser hvordan feltene bør kobles.
Kort parallellkjøring, én fasit
Parallellkjøring betyr ikke at begge systemene oppdateres i flere måneder. Det betyr:
- Overgangsdato: Fra denne datoen skjer alle innmeldinger og endringer i det nye systemet.
- Det gamle systemet blir lesbart: Ingen nye registreringer, bare oppslag.
- Betalinger med gamle referanser: Kasserer fører dem manuelt mot de overførte kravene i en avtalt periode.
- Sluttdato: Når gamle referanser ikke lenger dukker opp, avsluttes det gamle systemet.
Alt som registreres i det gamle systemet etter overgangsdatoen, må ellers flyttes for hånd, og det er der feilene oppstår.
Fortell medlemmene hva som endres
Medlemmene merker et bytte på tre steder: ny lenke til innmelding, ny innlogging på Min side og ny betalingsreferanse. Det siste er viktigst. Et medlem som betaler med fjorårets KID, treffer ikke et krav i det nye systemet. Skriv i første krav etter overgangen at referansen er ny, og at gamle betalingsdetaljer ikke skal brukes. Bakgrunnen er forklart i KID og kontingentbetaling.
Bytte fra et klubbverktøy
Idrettslag som går fra et klubbadministrasjonsverktøy, har ofte mer struktur å ta med: aldersgrupper, treningsavgifter, foresatte og koblinger mot idrettens egne systemer. Se migrering fra KlubbAdmin for det som er særskilt for klubber.
Hvis dere fortsatt har medlemslisten i regneark, er utgangspunktet et annet: Da er jobben mer datavask enn eksport. Den prosessen står i fra Excel til medlemssystem.
Ikke bytt system og styre samtidig
Planlegg slik at minst én person som kjenner det gamle systemet, er med til første kontingentløp i det nye. Faller overgangen sammen med årsmøtet, bør den avtroppende kassereren ha ansvaret for eksporten og den nye for kontrollen. Overlevering ved styrebytte har en liste over det som bør følge med.
Planlegger dere et bytte og vil se hvordan register, krav og betalingsstatus kan flyttes, kan dere komme i gang med Vele.