KID (kundeidentifikasjon) er et tall betaleren skriver inn i stedet for en fritekstmelding. Når kontingentkravet har en unik KID, kan innbetalingen kobles til riktig krav uten at kasserer leser navn i kontoutskriften. Men KID løser bare den delen av jobben som handler om å finne riktig krav. Feil beløp, betalinger uten KID og én betaling for flere medlemmer må fortsatt ha en rutine.
Hva en KID består av
En KID er inntil 25 siffer, og det siste sifferet er et kontrollsiffer beregnet etter MOD10 eller MOD11. Kontrollsifferet gjør at nettbanken kan avvise de fleste feiltastinger før betalingen sendes. Hvilken metode og hvilken lengde dere bruker, avtales med banken.
Resten av sifrene bestemmer foreningen selv. Et vanlig valg for kontingent er å kombinere medlemsnummer og periode:
| Del | Fiktivt eksempel | Hvorfor |
|---|---|---|
| Medlemsnummer | 01042 | Fast nummer som aldri gjenbrukes |
| Periode eller kravnummer | 07 | Skiller årets krav fra fjorårets |
| Kontrollsiffer (MOD10) | 6 | Beregnes av systemet |
| Hel KID | 01042076 | Unik per krav |
Det viktigste valget er at KID skal identifisere kravet, ikke bare personen. Hvis samme medlem har samme KID hvert år, kan en sen betaling for fjoråret lukke årets krav. Med periode eller et løpende kravnummer i KID-en havner betalingen der den hører hjemme. Se medlemsnummer og identifikatorer før dere bygger medlemsnummeret inn i KID-en.
Avtalen med banken
For å bruke KID på innbetalinger trenger foreningen en avtale med banken om innbetaling med KID, ofte kalt OCR-avtale. Avtalen knytter et kontonummer til KID-formatet dere har valgt. Etterpå får foreningen en innbetalingsfil eller en elektronisk oversikt per dag med KID, beløp og dato for hver betaling.
Spør banken om tre ting før dere starter:
- hvilken KID-lengde og hvilket kontrollsiffer kontoen settes opp med
- hvilket filformat innbetalingene leveres i, og hvordan medlemssystemet eller regnskapet henter dem
- hva som skjer med betalinger til kontoen som kommer uten KID
Det kan koste å ha avtalen. Pris og vilkår må dere hente fra egen bank.
Slik matches en innbetaling
KID-matching betyr at systemet slår opp KID-en fra innbetalingsfilen og finner kravet med samme KID. Deretter sammenlignes beløpet. Fire utfall dekker nesten alle tilfeller:
| Utfall | Eksempel | Hva systemet bør gjøre |
|---|---|---|
| KID og beløp stemmer | 600 kr mot krav på 600 kr | Marker kravet som betalt, ingen manuell handling |
| KID stemmer, beløpet er lavere | 300 kr mot krav på 600 kr | Registrer delbetaling, la 300 kr stå åpent |
| KID stemmer, beløpet er høyere | 1 200 kr mot krav på 600 kr | Lukk kravet, legg 600 kr som overskudd til vurdering |
| Ingen eller ukjent KID | Fritekst «kontingent Ola» | Legg betalingen i en kø for manuell fordeling |
Det som ikke bør skje, er at systemet lukker et krav på et lavere beløp enn kravet, eller at en betaling uten KID forsvinner fra oversikten fordi den ikke matchet. Alle bankhendelser skal være enten fordelt på et krav eller synlig som ufordelt.
Når samme KID betales to ganger
Det skjer oftere enn man tror: medlemmet betaler i nettbanken og deretter på nytt fra en påminnelse, eller to foresatte betaler samme krav. Andre betaling på en lukket KID skal ikke forsvinne, men ligge som overskudd på medlemmet til styret har bestemt om beløpet skal tilbakebetales eller brukes mot neste krav. Kontingent betalt to ganger viser rutinen når betalingene kommer i to kanaler.
Én betaling for flere medlemmer
En familie kan betale flere krav i én overføring med én av KID-ene. Da stemmer KID-en, men beløpet er for høyt. Systemet bør vise kasserer at overskuddet tilsvarer de andre kravene i samme husstand, slik at fordelingen kan gjøres med ett klikk og ikke ved å regne i et regneark. Se én betaling for flere medlemmer.
Fiktivt eksempel: en dags innbetalinger
En forening sender 200 kontingentkrav med unik KID. En dag kommer 40 innbetalinger på kontoen:
- 34 har riktig KID og riktig beløp. De lukkes automatisk.
- 2 har riktig KID, men halvt beløp. De registreres som delbetaling.
- 1 har riktig KID og dobbelt beløp fra en familie med to medlemmer. Kasserer fordeler overskuddet på søskenets krav.
- 3 har ingen KID. Kasserer finner to av dem på navn og beløp; den siste blir stående ufordelt med notat.
Arbeidet er da fire manuelle saker i stedet for 40. Det er gevinsten med KID: ikke at alt går av seg selv, men at bare unntakene krever et menneske.
KID og andre betalingsmåter
KID brukes også ved AvtaleGiro og eFaktura, der banken selv fyller inn referansen. Ved Vipps og andre betalingsløsninger kommer innbetalingen med en ordre- eller transaksjonsreferanse i stedet, og kobles via oppgjørsrapporten. Velg derfor én intern nøkkel per krav som alle kanalene peker til. Les mer om eFaktura og AvtaleGiro for kontingent og Vipps til medlemskontingent.
Vanlige feil med KID
- Samme KID hvert år. Sene betalinger lukker feil periode.
- Gjenbrukte medlemsnumre. En ny person får en gammel KID og arver en betaling.
- KID bare i e-postteksten. Står KID-en ikke tydelig ved kontonummer og beløp, betaler mange med navn i stedet.
- Ingen kø for ufordelte. Betalinger uten treff blir liggende i banken, og medlemmet får purring på noe som er betalt.
- Manuell lukking uten spor. Når kasserer lukker et krav for hånd, bør det stå hvilken bankhendelse det gjelder.
Før kontrollen mot regnskapet ved periodeslutt, bruk avstemming av kontingent for å sjekke at sum fordelt pluss sum ufordelt er lik det banken har mottatt.
Vil dere at KID-oppbygging, matching og ufordelte innbetalinger skal ligge i samme medlemssystem, kan dere komme i gang med Vele.