En demo av et medlemssystem viser nesten alltid det samme: et pent register, et innmeldingsskjema og en rapport. Det sier lite om systemet takler deres familier, fritak og lokallag. Denne sjekklisten for valg av medlemssystem er laget for å ta med inn i møtet med leverandøren, og for å sammenligne flere løsninger på samme grunnlag.
Før møtet: velg fem medlemmer å teste med
Ta fem virkelige situasjoner fra registeret, anonymiser dem og be leverandøren vise hvordan systemet håndterer hver av dem. Velg de vanskeligste dere har, ikke de enkleste.
| Testcase | Hva dere ber om å se |
|---|---|
| En familie med to voksne og tre barn, der én forelder betaler | Personlige medlemskap, felles krav, riktig familiepris |
| Et medlem som meldes inn midt i perioden | Innmelding, kategori, forholdsmessig kontingent |
| Et medlem med vedtatt fritak | Hvordan fritaket registreres, og at det ikke purres |
| En innbetaling uten KID som dekker to krav | Manuell fordeling og spor |
| En gruppeleder som skal se egen gruppe | Avgrenset tilgang i praksis |
Har dere lokallag, legg til en overføring mellom to lokallag. Er dere et idrettslag, legg til et barn i to idretter.
Krav å krysse av
Skriv ut tabellen og fyll ut én kolonne per leverandør. «Viser i demo» betyr at dere så det fungere, ikke at noen sa at det fungerer.
| Krav | Må ha | Viser i demo | Merknad |
|---|---|---|---|
| Personlig medlemskap med kategori, status og datoer | ☐ | ☐ | |
| Familie, betaler og foresatte som egne relasjoner | ☐ | ☐ | |
| Satser styrt av kategori, alder og familie | ☐ | ☐ | |
| KID per krav og automatisk matching | ☐ | ☐ | |
| Kø for ufordelte innbetalinger | ☐ | ☐ | |
| Påminnelser bare til forfalte, ufordelte krav | ☐ | ☐ | |
| Selvbetjening for medlemmer | ☐ | ☐ | |
| Roller med avgrenset tilgang | ☐ | ☐ | |
| Medlemstall per dato og per enhet | ☐ | ☐ | |
| Logg over endringer | ☐ | ☐ | |
| Krav fra eget regelverk, for eksempel NIF eller samvirkelova | ☐ | ☐ |
Kryss av «må ha» før møtet, ikke etter. Ellers blir det lett at det systemet dere likte best, plutselig bare mangler det som ikke var så viktig. Har dere mange krav, kan kravspesifikasjon for medlemssystem hjelpe med å skrive dem ut.
Spørsmål om data og binding
Disse spørsmålene stilles sjelden i demoen, men de avgjør hvor lett det blir å bytte senere:
- Kan alle data eksporteres, også historikk, krav, innbetalinger og samtykker, ikke bare medlemslisten?
- I hvilket format, og er formatet dokumentert?
- Hva er oppsigelsestiden, og er det bindingstid?
- Hva skjer med dataene etter avslutning, og når slettes de?
- Hvem er databehandler, og hvor lagres dataene? Be om databehandleravtalen.
- Kan avtaler om AvtaleGiro og eFaktura videreføres, eller må medlemmene inngå nye?
Svarene bør stå skriftlig i tilbudet. Eksport av medlemsdata viser hva en full eksport bør inneholde.
Spørsmål om drift og støtte
- Hvem i foreningen trenger opplæring, og hva er inkludert?
- Hvordan får dere hjelp i kontingentperioden, når det haster mest?
- Hvem hjelper med import og datavask, og hva koster det?
- Hvordan varsles endringer i systemet?
Prisdelen er en egen øvelse. Hva koster medlemssystem? har en modell for å sammenligne totalkostnad.
Beslutningsmatrise
Når testcasene og kravene er gått gjennom, gi hver leverandør en karakter fra 1 til 5 på fire områder:
| Område | Vekt | Leverandør A | Leverandør B |
|---|---|---|---|
| Testcasene fungerte uten omveier | 40 % | ||
| Må-ha-krav oppfylt | 30 % | ||
| Data og binding | 15 % | ||
| Totalkostnad over tre år | 15 % |
Vektingen er et forslag; juster den før dere ser tilbudene. Et system som scorer lavt på testcasene, blir ikke bra av lav pris. Er dere fortsatt i tvil, kan en avgrenset pilot for medlemssystem avgjøre.
Etter valget
- Avtal tidspunkt for overgang, utenom kontingentutsending og årsmøte.
- Utpek én person som eier innføringen.
- Bestem hva som skal ryddes før import.
- Bestem når det gamle systemet slutter å være fasit.
Implementering av medlemssystem har planen videre.
Vil dere teste testcasene deres i Vele, kan dere komme i gang med Vele.