Mal for medlemsregister i Excel

Finn svaret du trenger

En mal for medlemsregister bør hjelpe dere å holde samme person, medlemskap og kontingent sammen over tid. Begynn med få kolonner og faste valg. Ikke legg inn fødselsdato, fødselsnummer eller private merknader fordi det kan bli nyttig en gang.

Kopier malen til et regneark

Eksemplet er laget for en enkel, alminnelig forening. Alle navn og e-postadresser nedenfor er fiktive. Last ned medlemsregister-mal som CSV , eller kopier tabellen. CSV-filen bruker semikolon og UTF-8. Velg dette ved import hvis Excel legger hele raden i én celle.

betaler_id viser at Ada og Cora har samme betaler. De er fremdeles to separate personer. Hvis dere ikke trenger slike relasjoner, kan kolonnen utelates. Når betaler er en annen enn medlemmet, oppretter dere en egen betalingskontakt med nødvendig kontaktinformasjon.

Avtal hva verdiene betyr

Lag et ark kalt «Forklaring» i arbeidsboken. Skriv hva hver kolonne brukes til, hvem som retter den, og hvilke verdier som er lovlige. For eksempel:

• Kategori: ordinær, støtte og junior. Kategoriene må samsvare med foreningens faktiske satser.
• Status: venter, medlem og avsluttet. Beskriv hva som utløser hver overgang.
• Dato: bruk formatet ÅÅÅÅ-MM-DD og behold opprinnelig innmeldingsdato.
• Medlemsnummer: lagres som tekst og gjenbrukes ikke for en annen person.

Bruk datavalidering for kategori og status. Beskytt gjerne felter med formler, men husk at arkbeskyttelse ikke erstatter sikker lagring og tilgangskontroll.

Lag et eget ark for årets krav

Ikke bruk én «Betalt»-kolonne som tømmes hver januar. La hvert krav ha sin egen rad:

Rest er beløp minus innbetalt i dette enkle eksemplet. I virkelig drift må også kreditering, feilbetaling og refusjon forklares. Hvis en bankbetaling dekker flere personer, fordel den på de riktige kravene og behold koblingen til bankhendelsen. Les om fellesbetaling for flere medlemmer.

Kontroller malen før dere tar den i bruk

1. Slett eksempelradene før dere legger inn virkelige medlemmer.
2. Tilpass kategoriene til vedtekter og kontingentvedtak.
3. Test ett medlem som deler e-post med en annen, og ett med en annen betaler.
4. Kontroller at utmeldte kan skilles ut uten å miste nødvendig historikk.
5. Avklar hvem som kan åpne filen, og hvordan tidligere versjoner gjenopprettes.

Ikke send arbeidsboken rundt som vedlegg til alle i styret. Da får dere både ukontrollerte kopier og usikkerhet om hvilken versjon som gjelder. Gi heller bestemte personer tilgang til én kontrollert fil.

Hva malen ikke løser

Malen vurderer ikke behandlingsgrunnlag eller lagringstid for dere. Se personvern i medlemslister. Den er heller ikke et fakturaprogram eller en erstatning for NIFs registerkrav til idrettslag. Idrettslag bør starte med kontingent- og systemkravene for idretten.

Når Excel krever mange manuelle kopier, familiekoblinger eller ulike gruppetilganger, kan veien fra Excel til medlemssystem hjelpe dere å vurdere neste steg. For en samlet forklaring av felter og ansvar, les guiden til medlemsregister.