Medlemskontingent i idrettslag

Finn svaret du trenger

For idrettslag i NIF er medlemskontingent betalingen for selve medlemskapet i klubben. Kontingenten må holdes adskilt fra treningsavgift, og medlemskapet er først gyldig fra dagen kontingenten er betalt. Det siste følger av NIFs lov § 10-4.

Hvem fastsetter medlemskontingenten?

Årsmøtet fastsetter medlemskontingenten. NIFs årsmøteveiledning beskriver minstesatsen på 50 kroner per medlem per år, også ved rabattordninger. Treningsavgift vedtas separat, eller årsmøtet gir fullmakt til å fastsette den. Kontroller klubbens oppdaterte lov og vedtak for særskilte unntak, som æresmedlemskap.

Kasserers arbeidsgrunnlag bør inneholde protokollreferanse, kategori, sats og gyldighetsår. Et medlem som deltar i to grupper, skal ikke få medlemskontingenten til samme klubb to ganger fordi gruppene sender hver sin liste. Gruppeavgifter og treningsavgifter kan komme i tillegg.

Kontingenten skal håndteres i riktig medlemssystem

Den gjeldende forskriften om idrettens medlems- og organisasjonsregister krever at opplysningene føres i idrettens system eller et integrert medlemssystem. Medlemskontingent skal faktureres og betales der, og laget skal bare bruke ett medlemssystem. Forskriften omfatter også verifisering gjennom Idrettens ID-løsning.

Det betyr at et regneark og en separat Vipps-oversikt ikke i seg selv oppfyller systemkravet. Kontroller integrasjon og betalingsflyt før klubben velger eller bytter leverandør. Be systemleverandøren bekrefte hvordan løsningen oppfyller klubbens aktuelle krav før dere vurderer en overgang.

Familiepris er flere personlige medlemskap

Tenk dere at årsmøtet har vedtatt 250 kroner for første person og 100 kroner for hvert ekstra familiemedlem. Fire registrerte medlemmer gir da 550 kroner totalt. Eksemplet er fiktivt; det er ikke en anbefalt pris.

En foresatt kan betale samlet, men klubben må kunne vise hvilke personer betalingen gjelder. Ikke opprett medlemskap for alle i husstanden uten innmelding, og ikke registrer barna som én «familieperson». Se NIFs utfyllende regler for vilkårene for kontingentregistreringen.

Skill tre ting i betalingsoversikten

• Medlemskontingent: klubbmedlemskapet for angitt år.
• Treningsavgift: deltakelse i aktivitet for angitt gruppe og periode.
• Andre betalinger: eksempelvis utstyr eller arrangement, med eget grunnlag.

Et barn kan ha betalt kontingent, men fremdeles ha en åpen treningsavgift. Den ene betalingen skal ikke automatisk lukke den andre. Betaler én foresatt for flere barn, må beløpet fordeles på riktige krav. Guiden om treningsavgift og kontingent viser et eksempel med flere aktiviteter.

Kasserers kontroll før fakturering

1. Finn årsmøtets vedtak og kontroller at riktig års satser er satt opp.
2. Kontroller personlige medlemskap, kategorier og familierelasjoner.
3. Undersøk om medlemmer i flere grupper finnes dobbelt i grunnlaget.
4. Test én familie og én person med flere aktiviteter før samlet utsending.
5. Kontroller at kontingenten behandles i klubbens integrerte system.
6. Sammenlign antall krav og totalbeløp med et kontrolluttrekk.

Et godt testresultat er ikke bare at fakturaen blir sendt. Riktig person må få riktig krav, foresatt må forstå betalingen, og mottatt beløp må kunne gjenfinnes på medlemskapet.

Ubetalt kontingent og rapportering

Ikke sett alle registrerte personer lik betalende medlemmer. Bruk rapportdato og definisjonene i NIFs aktuelle rapporteringsveiledning. NIFs forklaring av medlemmer og aktive viser at disse er ulike mål.

Ved manglende betaling må klubben følge gjeldende medlemsregler. Ikke avslutt et medlemskap automatisk bare fordi en importert betaling mangler kobling. Kontroller først bankhendelsen og eventuelle familiebetalinger. Bruk betalingsoppfølging for styret for å skille reelle restanser fra avstemmingsarbeid.

Hva bør styret ta stilling til nå?

Hvis medlemskontingenten kreves inn på forskjellige måter i gruppene, begynn med én felles rutine og avklar den med klubbens systemleverandør. Be om å få se hvordan familiebetaling, sen innmelding og delbetaling fremkommer per person. Dere trenger et fungerende kontrollspor før dere trenger flere rapporter.