Finn svaret du trenger

Et medlemsregister er oversikten over foreningens medlemmer og medlemskap. Det bør kunne svare på tre spørsmål uten ekstra leting: Hvem er medlem på en bestemt dato, hvilket kontingentkrav gjelder, og hvordan når vi riktig person? En kontaktliste med navn og e-post alene svarer ikke på alt dette.

Hvilke felter bør medlemslisten inneholde?

Dette er et forslag til en vanlig forening, ikke en pliktliste for alle organisasjoner. Fødselsdato, adresse og andre detaljer skal bare være med når dere har et konkret behov. Datatilsynets prinsipp om dataminimering betyr at dere skal begrense opplysningene til det formålet krever.

Felt Bruk Praktisk regel
Medlemsnummer Koble samme person gjennom endringer Behold nummeret ved navne- og e-postbytte.
Navn Identifisere medlemmet Ha egne felt for fornavn og etternavn hvis dere sorterer eller eksporterer.
Kontaktkanal Innkalling og nødvendige beskjeder Avklar alternativ når medlemmet ikke har e-post.
Medlemskategori Velge sats og medlemsvilkår Bruk faste verdier, eksempelvis ordinær og støtte.
Innmeldings- og utmeldingsdato Forklare hvem som var medlem når Ikke overskriv innmeldingsdato med datoen for siste import.
Medlemsstatus Skille søknad, medlemskap og avslutning Definer statusene skriftlig.
Gruppe eller lokallag Finne ansvarlig og riktige mottakere En person kan ha flere tilknytninger.
Betalerkobling Sende krav til riktig person Betaler er en egen relasjon, ikke et nytt medlemskap.

Betalinger bør ligge i en egen oversikt med kravnummer, periode, beløp, forfall og registrert betaling. Et enkelt felt som heter «betalt» uten årstall mister betydningen ved årsskiftet. Bruk malen for medlemsregister for et konkret oppsett.

Én foresatt kan betale for to medlemmer

Tenk dere to søsken med hver sin medlemskategori. Begge bruker foresattes e-post. Det er to medlemmer og én betaler. Hvis dere fjerner «duplikatet» fordi e-posten er lik, mister dere et medlemskap. Hvis dere registrerer foresatte som medlem bare for å sende faktura, kan medlemstallet bli for høyt.

Gi barna hvert sitt medlemsnummer. Koble dem til riktig betaler, og lag krav som kan spores til hvert medlemskap. En familiepris er en prisregel; den forteller ikke alene hvem som er medlem. Dette skillet er også nyttig i korps, kor og foreninger med husstandsbetaling.

Skill medlemsstatus fra betalingsstatus

Hendelse Medlemsoversikten Kravoversikten
Ny søknad mottatt Venter på behandling Ingen faktura før vilkårene er avklart
Årets krav sendt Status følger foreningens regler Åpent krav med forfallsdato
Delbetaling mottatt Medlemsstatus vurderes etter reglene Restbeløpet står åpent
Skriftlig utmelding Avslutningsdato registrert Eksisterende krav avklares separat

Ubetalt er ikke en presis medlemskategori. Det beskriver et krav. Hvordan betaling påvirker medlemskapet, må dere avklare i vedtekter og eventuelle organisasjonsregler. For NIF-idrettslag gjelder særskilte krav; bruk guiden om medlemskontingent i idrettslag fremfor å kopiere et generelt foreningsoppsett.

Hvem skal kunne se og endre hva?

Medlemsansvarlig trenger vanligvis å rette kontaktdata og behandle inn- og utmeldinger. Kasserer trenger krav og betalingsstatus. En gruppeansvarlig trenger kontakt med egen gruppe. Det betyr ikke at alle skal kunne laste ned hele registeret.

Lag en enkel tilgangsliste med person, rolle, godkjenner og dato for neste kontroll. Test med en vanlig gruppekonto at andre grupper faktisk er skjult. Ved styrebytte skal dere endre tilgangene i systemet, ikke bare sende videre en kopi av medlemslisten. Se personvern i medlemslisten.

En månedlig kontroll som kan gjennomføres på 20 minutter

  1. Kontroller nye innmeldinger og mottatte utmeldinger siden forrige gjennomgang.
  2. Finn medlemmer uten kategori eller fungerende kontaktkanal.
  3. Se gjennom mulige dubletter uten å slå sammen personer automatisk.
  4. Sammenlign nye kontingentkrav med riktige kategorier og datoer.
  5. Noter antall uløste avvik, ansvarlig og neste kontrolltidspunkt.

Målet er ikke en penere liste. Målet er at neste utsending og rapport bruker forklarlige opplysninger. Hvis dere ikke kan forklare hvorfor medlemstallet endret seg fra 186 til 192, må innmeldinger, utmeldinger og feilregistreringer undersøkes før tallet rapporteres videre.

Når er Excel tilstrekkelig?

Et kontrollert regneark kan være håndterbart når få personer redigerer, medlemsmodellen er enkel og tilgang og sikkerhetskopi er ordnet. Bytte blir mer aktuelt når flere grupper trenger ulike rettigheter, en betaler dekker flere medlemmer, eller krav og betaling krever parallelle lister.

Vele samler medlemsregister, kontingent og betalingsoppfølging for organisasjoner. Dere kan registrere interesse med en beskrivelse av behovet. Ikke send selve medlemslisten i interesseskjemaet.

Neste oppgave

Faglig gjennomgått: