«Hvor mange medlemmer har vi?» har sjelden ett svar. Kasserer teller betalende, leder teller alle i registeret, og støtteordningen teller etter egne kriterier. Rapportering av medlemstall blir enklere når foreningen bestemmer definisjonene én gang og lar alle rapporter bygge på dem.
Bestem hva et medlem er
Lag en kort definisjonsliste og vedta den i styret. Den bør minst skille mellom:
| Begrep | Forslag til definisjon | Brukes til |
|---|---|---|
| Registrert | Står i registeret med aktiv status | Daglig drift, utsendelser |
| Betalende | Har betalt kontingent for perioden | Årsmøte, budsjett, de fleste støtteordninger |
| Fritatt | Har vedtatt fritak, for eksempel æresmedlem | Telles separat |
| Nytt | Innmeldt i perioden | Vekst |
| Utmeldt | Meldt ut eller strøket i perioden | Frafall |
Definisjonen av medlem i en støtteordning er ikke nødvendigvis den samme som foreningens egen. Frifond, LAM og Grasrotandelen har egne regler. Se Frifond og medlemstall, LAM-rapportering for idrettslag og Grasrotandelen og medlemsdata.
Velg en rapportdato
Et medlemstall uten dato er en påstand. Bestem hvilken dato hver rapport gjelder: 31. desember for årsmøtet, søknadsfristen for tilskudd, styremøtedatoen for løpende oversikt. Registeret må da kunne svare på status per dato, ikke bare status i dag. Det krever at innmelding, utmelding og betaling har datoer, og at endringer ikke overskriver historikken. Historikk i medlemsregister viser hvilke felt som må dateres.
Fiktivt eksempel: samme forening, tre tall
En forening har 412 registrerte personer per 31. desember.
| Telling | Antall | Forklaring |
|---|---|---|
| Registrert med aktiv status | 412 | Alle som ikke er utmeldt |
| Betalt kontingent for perioden | 371 | 41 har åpent krav |
| Betalende pluss vedtatt fritak | 380 | 9 æresmedlemmer |
Alle tre er riktige. Feilen oppstår når årsmeldingen sier 412 og søknaden sier 380 uten at noen forklarer hvorfor.
Styreoversikten gjennom året
Styret trenger ikke en full rapport hver måned, men et fast sett tall som alltid ser likt ut. Da blir endringer synlige. En enkel styreoversikt kan ha seks linjer:
- Betalende medlemmer nå, og samme tall på samme tid i fjor.
- Nye medlemmer siden forrige styremøte.
- Utmeldte og strøkne siden forrige styremøte.
- Åpne kontingentkrav i antall og kroner, delt på ikke forfalt og forfalt.
- Ufordelte innbetalinger som kasserer jobber med.
- Medlemmer per gruppe eller lokallag.
Linje 4 og 5 er økonomitall, men hører hjemme her fordi de forklarer forskjellen på registrerte og betalende. Kontingentrapport for styret går dypere i økonomidelen.
Ta oversikten ut fra registeret rett før møtet, ikke fra et regneark som oppdateres for hånd. Hvis tallene ikke kan hentes med noen få klikk, blir de ikke tatt ut, og styret får bare tall rundt årsmøtet.
Hva styret bør reagere på
- Betalende faller mer enn vanlig sammenlignet med samme tid i fjor.
- Mange nye innmeldinger uten betalt første kontingent.
- Ufordelte innbetalinger som blir liggende fra møte til møte.
- Én gruppe eller ett lokallag som skiller seg ut med frafall.
Frafall kan undersøkes videre med medlemsanalyse av frafall.
Årsmøte og årsmelding
Årsmeldingen bør oppgi medlemstall per rapportdato med definisjonen ved siden av: «371 betalende medlemmer per 31. desember, i tillegg til 9 æresmedlemmer». Ta med utvikling fra forrige år og eventuelle omlegginger, som en ryddejobb som fjernet passive medlemmer. Da forstår årsmøtet hvorfor tallet endret seg. Årsrapport med medlemstall har en mal.
Hvis vedtektene knytter stemmerett til betalt kontingent, må registeret også kunne lage en liste over stemmeberettigede på årsmøtedagen; se medlemskap med stemmerett.
Dokumenter hvordan tallet ble laget
Tall som brukes i søknader kan bli etterprøvd. Lagre for hver rapport:
- rapportdato og definisjon som er brukt
- uttrekket eller filtrene som ga tallet
- hvem som tok det ut og når
- kjente avvik, for eksempel medlemmer med manglende fødselsdato
Neste styre kan da gjenta rapporten med samme metode, og forskjeller fra år til år skyldes endringer i medlemsmassen og ikke i telleregelen. Datakvalitet for medlemstall viser hvilke felt som oftest gir feil.
Vanlige feil
- å telle medlemmer i en egen liste som ikke brukes til kontingent
- å la «aktiv» bety både betalende og ikke utmeldt
- å ta ut tallet på ulike datoer til årsmelding og søknad
- å telle personer i flere grupper flere ganger i totalen
- å slette utmeldte, slik at fjorårets tall ikke kan gjenskapes
Vil dere at styreoversikt, årsmøtetall og tilskuddsgrunnlag skal komme fra samme register, kan dere komme i gang med Vele.