LAM-rapportering for idrettslag

Lokale aktivitetsmidler (LAM) fordeles lokalt, og idrettsrådet eller kommunen kan bruke en lokal fordelingsmodell innenfor ordningens rammer. Start derfor med Norges idrettsforbunds oppdaterte informasjon om LAM og kontroller deretter frister og kriterier hos eget idrettsråd eller kommune.

Et medlemssystem kan strukturere grunnlaget, men kan ikke automatisk avgjøre riktig LAM-beløp uten oppdaterte aktivitetsdata og den lokale fordelingsmodellen.

Rapporter dere bør kunne stole på

• Definer hvilke tall styret, årsmøtet og støtteordninger trenger.
• Hold medlemskap, alder, aktivitet og gruppe oppdatert gjennom året.
• Bruk samme datagrunnlag til drift og rapportering.
• Kontroller avvik før fristen, ikke mens rapporten leveres.

Når rapportgrunnlaget må være klart

Dette blir viktig når medlemstall brukes til mer enn intern oversikt. Årsmøte, tilskudd, støtteordninger og styreoverlevering krever tall som kan forklares og etterprøves.

Se også sjekklisten for valg av medlemssystem hvis dere vurderer flere løsninger samtidig.

Rapportgrunnlag som bør finnes

Slik unngår dere rapportskippertak

1. Bestem hvilke rapporter som må kunne tas ut gjennom året.
2. Rydd feltene som styrer tallene før første frist nærmer seg.
3. Kontroller avvik jevnlig, særlig ved innmelding og utmelding.
4. La styret se rapportutkast før innsending eller årsmøte.
5. Dokumenter hvilke regler som ligger bak tallene.

Feil som gir svake rapporter

• å telle medlemmer fra en annen liste enn den dere bruker til drift
• å mangle tydelig status for utmeldte eller passive medlemmer
• å rydde alder, kategori og aktivitet først ved fristen
• å bruke medlemsstatus som erstatning for dokumentert aktivitet
• å ikke dokumentere hvordan tallene er beregnet

Nøkkeltall for bedre oppfølging

Eksempel før en rapporteringsfrist

Når en rapporteringsfrist nærmer seg, bør styret kunne kontrollere tallene før de må leveres. Det betyr at medlemskap, aldersgrupper, aktiviteter, grupper og eventuelle unntak må være oppdatert i forkant. Hvis tallene først settes sammen ved fristen, blir det vanskelig å vite om avvik skyldes feil data eller reelle endringer.

En bedre rutine er å bruke de samme dataene gjennom året. Da blir rapportering en kvalitetssjekk av medlemsdriften, ikke en separat dugnad med nye regneark og manuelle tolkninger.

Slik henger det sammen i Vele

Vele lar rapporter bygge på de samme medlemsdataene som brukes i hverdagen. Når medlemsperioder, alder, aktivitet, grupper og historikk vedlikeholdes løpende, blir rapportering mer kontroll enn opprydding. Uttrekket må likevel kontrolleres mot NIFs og den lokale fordelingsmodellens aktuelle kriterier.

For nærliggende temaer kan du lese videre om Medlemssystem for idrettslag , Medlemsregister for idrettslag , NIF og Sportsadmin-integrasjon , Aldersstyrt kontingent . Disse guidene går dypere i deler av samme medlemsflyt.

Sjekkliste før rapportering

• Hvilke alders- og aktivitetskriterier gjelder lokalt i år?
• Er alder, kategori og gruppe oppdatert?
• Er aktivitet og deltakelse dokumentert i riktig periode?
• Hvilke avvik må forklares for styret?
• Hvor dokumenteres rapportgrunnlaget for neste år?

Spørsmål styret bør stille

Før dere velger løsning eller rutine, bør styret stille noen konkrete spørsmål:

• Hvilke tall må være klare til årsmøte, søknader og frister?
• Kan dere forklare forskjellen på aktive, passive og utmeldte?
• Hvordan håndteres avvik før rapporten brukes videre?
• Bygger rapporten på samme data som kontingent og kommunikasjon?

Svarene gjør rapportering mindre hektisk, fordi styret kan forklare tallene før årsmøte, søknader og frister presser seg på.

Neste steg

Hvis dere vurderer Vele som medlemssystem, kan dere registrere interesse . Da kan vi se på medlemsmodellen deres, hvilke kontingentregler dere har, og hvilke rapporter styret faktisk trenger.