Et medlemsregister for idrettslag skiller seg fra registeret i en vanlig forening på tre måter: NIF stiller krav til hvilket system det føres i, medlemskapet er knyttet til betalt kontingent, og klubben skal hvert år rapportere medlemmer og aktive i idrettsregistreringen. I tillegg er mange medlemmer barn, slik at foresatte må inn i registeret uten selv å være medlemmer.
Hva NIF krever
| Krav | Hva det betyr for registeret | Kilde |
|---|---|---|
| Medlemskap gjelder fra betalt kontingent | Registeret må skille innmeldt fra gyldig medlem | NIFs lov § 10-4 |
| Opplysningene føres i idrettens system eller et integrert medlemssystem | Et regneark alene oppfyller ikke kravet | Registerforskriften |
| Klubben bruker bare ett medlemssystem | Grupper kan ikke ha hvert sitt system | Registerforskriften |
| Medlemskontingent faktureres og betales i systemet | Kontingenten kan ikke kreves inn helt utenfor | Registerforskriften |
Kildene er NIFs lov kapittel 10 om idrettslag og forskriften om idrettens medlems- og organisasjonsregister. Forskriften omfatter også innlogging og verifisering med Idrettens ID. Reglene kan endres, så les gjeldende tekst før klubben velger eller bytter system, og be leverandøren bekrefte hvordan løsningen er integrert.
Den praktiske konsekvensen av § 10-4 er at innmeldt og medlem ikke er det samme. En person som har fylt ut innmeldingen, men ikke betalt, er ikke gyldig medlem ennå. Registeret må vise begge tilstandene, med dato for når kontingenten ble betalt.
Feltene klubben trenger
| Felt | Hvorfor | Hvem bør se det |
|---|---|---|
| Navn og fødselsdato | Identifiserer personen, styrer aldersinndeling | Medlemsansvarlig, trener for egen gruppe |
| Kjønn | Brukes i idrettsregistreringen | Medlemsansvarlig |
| Kontaktinformasjon | Varsling og krav | Medlemsansvarlig, gruppeleder |
| Foresatte for barn | Kontakt og betaler, ikke medlem | Medlemsansvarlig, trener for barnets gruppe |
| Medlemskap og betalingsdato | Gyldig medlemskap etter § 10-4 | Medlemsansvarlig, kasserer |
| Gruppe og idrett, med datoer | Fordeling på idretter og aktive | Medlemsansvarlig, gruppeleder |
| Verv og roller | Tilgang, politiattest, rapportering av tillitsvalgte | Styret |
Hold feltene for grupper og idretter strukturerte, med start- og sluttdato. Et barn som spiller fotball og går på ski, er ett medlem med to aktiviteter, ikke to medlemmer. Det er grunnlaget for at klubben teller riktig både medlemmer og aktive per idrett.
Medlemmer, aktive og foresatte
NIF skiller mellom medlemmer og aktive. Et medlem har betalt kontingent; en aktiv deltar i idrettsaktivitet i en idrett. Én person kan være aktiv i flere idretter og telle som aktiv i hver av dem, men bare én gang som medlem. Se NIFs forklaring av medlemmer og aktive.
Foresatte er en egen kategori. De trenger kontaktdata, betalerrolle og ofte tilgang til barnets side, men de skal ikke registreres som medlemmer bare fordi de betaler. Er en forelder også trener eller styremedlem, er vedkommende medlem i egen rett. Foresatte og barn i medlemsregister går gjennom relasjonene og samtykkene.
Kontingent og treningsavgift i registeret
Medlemskontingenten gjelder medlemskapet i klubben og vedtas av årsmøtet. Treningsavgiften gjelder deltakelse i en gruppe. Registeret må holde dem som to forskjellige krav, fordi det bare er medlemskontingenten som avgjør om personen er medlem. Et barn med betalt kontingent og ubetalt treningsavgift er fortsatt medlem. Detaljene om satser, minstesats og familiepris står i medlemskontingent i idrettslag og treningsavgift og medlemskontingent.
Klar til idrettsregistreringen
Hvert år rapporterer idrettslaget medlemmer og aktive til NIF, fordelt på blant annet alder og kjønn. Tallene brukes også i fordeling av midler, blant annet lokale aktivitetsmidler. Frist og rapportdato kunngjøres av NIF; kontroller dem i NIFs utfyllende regler for registrering og rapportering.
Rapporten blir en kontroll i stedet for en ryddejobb når klubben har en månedlig rutine:
- Ta ut innmeldte uten betalt kontingent og følg dem opp eller meld dem ut.
- Ta ut medlemmer uten fødselsdato eller kjønn; de faller ut av fordelingen.
- Ta ut aktive uten gruppe og grupper med medlemmer som har sluttet.
- Se etter duplikater, særlig barn registrert av to foresatte. Duplikater i medlemsregister har fremgangsmåten.
Fiktivt eksempel: En klubb har 640 personer i registeret før rapporteringen. 40 er foresatte uten eget medlemskap, 25 har meldt seg inn uten å betale og 12 er duplikater. Det gir 563 personer som kan telle som medlemmer, og antallet aktive per idrett regnes fra gruppetilknytningene til disse.
Gruppene og tilgangen
I et fleridrettslag har hver gruppe ofte sin egen leder, og det er fristende å gi alle full tilgang. Gi i stedet gruppeledere tilgang til egen gruppe, og la medlemsansvarlig i hovedstyret eie kategorier, kontingent og rapportering. Lag, avdelinger og lokallag viser strukturen, og tilgangsstyring i medlemssystem viser rollene.
Bytte system i et idrettslag
Fordi klubben bare kan ha ett medlemssystem, må et bytte planlegges som én overgang for hele laget, ikke gruppe for gruppe. Velg et tidspunkt som ikke kolliderer med kontingentutsending eller idrettsregistrering. Migrering fra KlubbAdmin og NIF og Sportsadmin-integrasjon beskriver de tekniske stegene.
Vil dere ha et medlemsregister der medlemskap, grupper, foresatte og kontingent henger sammen, kan dere komme i gang med Vele.