I barne- og ungdomsforeninger er det sjelden medlemmet selv som melder seg inn, betaler eller leser meldingene. Det gjør foresatte. Likevel er det barnet som er medlem. Et medlemsregister som blander de to rollene, får feil medlemstall, sender krav til feil person og gir foresatte innsyn de ikke skal ha.
Tre roller som må holdes fra hverandre
| Rolle | Hvem | Hva registeret trenger |
|---|---|---|
| Medlem | Barnet | Navn, fødselsdato, gruppe, medlemskap, eventuelle samtykker |
| Foresatt kontakt | En eller flere voksne | Navn, telefon, e-post, relasjon til barnet |
| Betaler | Ofte én av de foresatte | Hvem kravet sendes til og betales av |
Registrer de foresatte som egne personer med en relasjon til barnet, ikke som tekstfelt på barnets kort. Da kan én voksen være foresatt for tre barn uten å bli skrevet inn tre ganger, og to foresatte i hver sin husstand kan begge få beskjeder. Er en foresatt også trener eller styremedlem, får vedkommende eget medlemskap i tillegg.
Ta med hvilken foresatt som er betaler. Det er ikke alltid den som meldte inn barnet, og ved delt omsorg kan foreldrene ha avtalt hvem som betaler hva. Kravet bør gå til betaleren og vise barnets navn. Familiemedlemskap i medlemssystem viser hvordan flere barn og voksne kobles.
Hvilket grunnlag gjelder?
Det er lett å tro at alt med barn krever samtykke. Det gjør det ikke. Selve medlemskapet bygger normalt på avtalen mellom foreningen og medlemmet, inngått av foresatte på barnets vegne. Opplysninger som trengs for å gjennomføre medlemskapet – navn, fødselsdato, kontakt til foresatte, gruppe og betaling – kan behandles fordi de er nødvendige for å oppfylle avtalen.
Samtykke trengs for det som går utover medlemskapet, for eksempel:
- bilder av barnet på nettsiden eller i sosiale medier
- deling av kontaktinformasjon med andre foreldre
- nyhetsbrev som ikke gjelder barnets aktivitet
Hold slike samtykker som egne, daterte valg i registeret, og la dem kunne trekkes tilbake like lett som de ble gitt. Samtykke til bilder og kommunikasjon har eksempler.
Helseopplysninger, som allergier eller diagnoser, er særlige kategorier og bør bare registreres når det er nødvendig for aktiviteten, med strengt begrenset innsyn. Ikke legg dem i et fritekstfelt alle trenere ser.
Når kan barnet samtykke selv?
Etter personopplysningsloven § 5 er aldersgrensen 13 år når et barn selv skal samtykke til behandling i forbindelse med informasjonssamfunnstjenester, det vil si nettbaserte tjenester som tilbys direkte til barnet. For en forening betyr det i praksis:
| Situasjon | Hvem samtykker |
|---|---|
| Barn under 13 bruker en medlemsapp eller Min side | Foresatte |
| Ungdom 13 år eller eldre bruker en medlemsapp eller Min side | Ungdommen selv kan samtykke til den nettbaserte tjenesten |
| Bilder i foreningens kanaler | Vurderes etter barnets alder og modenhet; for yngre barn foresatte |
| Innmelding og kontingent | Foresatte inngår avtalen for mindreårige |
Aldersgrensen i § 5 gjelder bare informasjonssamfunnstjenester. Den betyr ikke at en 13-åring kan melde seg inn og forplikte seg til å betale kontingent på egen hånd. Datatilsynet forklarer kravene til et gyldig samtykke i veiledningen om samtykke som behandlingsgrunnlag.
Hva foresatte og trenere skal se
- Foresatte ser sitt eget barns opplysninger, krav og meldinger, ikke andre barns.
- Trenere og gruppeledere ser barna i egen gruppe og hvordan foresatte kan nås. De trenger ikke betalingsstatus eller fødselsnummer.
- Medlemsansvarlig og kasserer ser det de trenger for registeret og kontingenten.
Hold to foresatte adskilt når det er nødvendig. Ved samlivsbrudd kan én forelder ha bedt om at adressen ikke deles med den andre. Registeret bør kunne vise at begge er foresatte uten å vise den ene forelderens kontaktdata til den andre. Tilgangsstyring i medlemssystem beskriver hvordan innsynet styres.
Når barnet fyller 18
Ved myndighetsalder er det medlemmet selv som har avtalen. Lag en årlig rutine for kullet som fyller 18:
- Be medlemmet bekrefte egen e-post og telefon.
- Flytt betalerrollen til medlemmet, med mindre foresatte vil fortsette å betale.
- Fjern foresattes tilgang til medlemmets side.
- Be om nye samtykker der de gamle ble gitt av foresatte.
Kombiner det gjerne med overgangen til voksensats, så medlemmet får én samlet forklaring. Aldersstyrt kontingent har rutinen for satsbytte.
Vanlige feil
- foresatte registrert som medlemmer fordi de betaler
- barnets e-post satt til foresattes adresse, slik at samme adresse finnes på mange personer
- samtykke til bilder registrert én gang for hele familien
- foresatte som fortsatt har tilgang etter at barnet er voksent
Vil dere ha barn, foresatte, betalere og samtykker i samme register, med riktig innsyn for hver rolle, kan dere komme i gang med Vele.