Samtykke til bilder og kommunikasjon

Bilder, nødvendig medlemsinformasjon og markedsføring er forskjellige formål. De bør vurderes og dokumenteres separat, selv om den samme e-postadressen eller telefonen brukes. Nødvendige beskjeder om medlemskapet er ikke det samme som et valgfritt nyhetsbrev.

For bilder må dere vurdere situasjonen, hvem som kan gjenkjennes, hvor bildet publiseres og om barn er avbildet. Datatilsynets veiledning om bilder på nett forklarer blant annet skillet mellom portrettbilder og situasjonsbilder.

Formål som bør holdes adskilt

• bilder fra aktivitet eller arrangement
• valgfritt nyhetsbrev eller markedsføring på e-post
• valgfri markedsføring eller kampanjer på SMS
• annen publisering eller deling som krever eget grunnlag

Praktisk medlemsinformasjon, foresattkontakt og intern tilgang kan ha et annet grunnlag enn samtykke. Ikke innhent et bredt «ja til all kommunikasjon» uten å beskrive hvert formål.

Hva bør registreres?

Samtykke må kunne brukes

Det er ikke nok å lagre et ja eller nei. Når styret sender markedsføring eller publiserer bilder, må riktig samtykke kunne brukes til utvalg og kontroll. Medlemmet skal kunne trekke samtykket tilbake like enkelt som det ble gitt, og endringen må slå gjennom i fremtidige utsendelser og publiseringer.

Tilbaketrekking gjelder også fortsatt bruk av bilder som allerede er publisert på grunnlag av samtykket. Ha en oversikt over egne nettsider, sosiale kanaler og bildebibliotek, slik at dere kan fjerne det aktuelle materialet. Datatilsynet forklarer retten til sletting og unntakene .

Test at et tilbaketrukket samtykke ikke blir aktivt igjen når en gammel medlemsliste importeres. En tom celle eller et ubesvart spørsmål skal heller ikke tolkes som et nytt ja.

For barn må dere vurdere alder, modenhet, hvem som kan samtykke og barnets egen mening. Unngå å publisere navn, sted, aktivitet og andre detaljer samlet når det kan skape unødvendig risiko.

Les også samtykke og GDPR i medlemsregister og kommunikasjon med medlemmer .

Slik henger det sammen i Vele

Vele bør la medlemmet oppdatere samtykker selv, samtidig som styret får sporbar historikk. Da blir kommunikasjonen tryggere uten at det krever ekstra regneark.

Neste steg

Hvis samtykker ligger spredt i skjemaer og e-post, kan dere registrere interesse .