Det vanligste problemet med medlemskommunikasjon er ikke teksten, men mottakerlisten. En liste som ble eksportert i fjor, inneholder utmeldte, mangler nye medlemmer og vet ikke hvem som har betalt. Når SMS og e-post sendes direkte fra medlemsregisteret, er målgruppen like oppdatert som registeret.
Velg mottakere etter status, ikke etter liste
Bygg hver utsending fra et filter på data som allerede finnes:
| Melding | Filter i registeret |
|---|---|
| Innkalling til årsmøte | Alle med stemmerett på møtedatoen |
| Påminnelse om kontingent | Krav forfalt, ikke betalt, ikke fritatt |
| Treningsendring | Medlemmer i gruppen, pluss foresatte for barn |
| Velkomstmelding | Innmeldt siste 7 dager |
| Lokalt arrangement | Medlemmer i lokallaget |
| Medlemsblad | Alle aktive som har oppgitt e-post |
Et filter gjør det også mulig å svare på hvem som ikke fikk meldingen: medlemmer uten e-postadresse, med ugyldig nummer eller som har reservert seg. De bør få beskjed på en annen måte når meldingen er viktig, som ved innkalling.
For barn under 18 går praktisk informasjon som regel til foresatte. Registeret må da vite hvem som er kontaktperson for hvert barn; se foresatte og barn i medlemsregister.
SMS eller e-post?
| E-post | SMS | |
|---|---|---|
| Egner seg til | Innkallinger, vedlegg, nyhetsbrev, kvitteringer | Endringer samme dag, korte påminnelser |
| Lengde | Ubegrenset, men kort gir best lesing | 160 tegn per SMS-del; lengre meldinger blir flere deler |
| Kostnad | Liten per mottaker | Betales per SMS-del |
| Risiko | Havner i søppelpost, leses sent | Oppleves som påtrengende hvis den brukes ofte |
To praktiske detaljer ved SMS: emoji og enkelte spesialtegn gjør at hver del bare rommer 70 tegn, og en påminnelse med lenke bør ha en lenke som fungerer på mobil uten innlogging der det er mulig. Bruk SMS sparsomt; da blir den lest når den kommer.
Personvern ved utsending
- Ikke vis mottakerne for hverandre. En e-post med 300 adresser i Til- eller Kopi-feltet viser alle medlemmenes e-post til alle. Det er et personvernbrudd. Send individuelt fra systemet eller bruk blindkopi.
- Ikke skriv betalingsstatus i felles meldinger. En påminnelse om ubetalt kontingent sendes til den enkelte, aldri til en gruppe.
- Hold reservasjoner i registeret. Har et medlem bedt om ikke å få nyhetsbrev, må det gjelde neste gang også, uansett hvem i styret som sender.
- Skill medlemsinformasjon fra reklame. Innkallinger og informasjon om medlemskapet hører til medlemsforholdet. Markedsføring av sponsorer eller salg på e-post og SMS kan kreve forhåndssamtykke etter markedsføringsloven § 15.
Samtykke og GDPR i medlemsregister forklarer hvilket grunnlag som gjelder for hvilke opplysninger.
Kontaktdata som virker
En utsending er en gratis kontroll av kontaktdataene. Etter hver utsending bør dere se på:
- Returnerte e-poster. Merk adressen som ugyldig i stedet for å la den stå.
- SMS som ikke ble levert. Nummeret kan være byttet eller skrevet uten landkode.
- Medlemmer uten noen kanal. Be om oppdatering ved neste kontingentkrav.
La medlemmene rette egne data selv; Min side for medlemmer reduserer antallet adresser styret må jakte på. Se også kontaktdata for medlemmer.
En enkel kommunikasjonsplan for året
Mange foreninger sender for mye rundt årsmøtet og nesten ingenting resten av året. En plan på én side gjør kommunikasjonen jevnere og hindrer at to i styret sender samme melding.
| Når | Melding | Kanal | Målgruppe |
|---|---|---|---|
| Ved innmelding | Velkommen, hva medlemskapet gir, kontaktperson | E-post | Nye medlemmer |
| Kontingentutsending | Krav og betalingsinformasjon | E-post | Alle betalingspliktige |
| Etter forfall | Vennlig påminnelse | E-post, deretter SMS | Forfalt og ubetalt |
| Før årsmøtet | Innkalling og saksliste etter vedtektenes frist | E-post, papir til dem uten e-post | Stemmeberettigede |
| Løpende | Endringer i aktivitet | SMS | Berørt gruppe |
| Fast intervall | Nyhetsbrev | E-post | Alle som ikke har reservert seg |
Gi én person ansvar for planen. Andre i styret kan foreslå meldinger, men den ansvarlige ser at samme medlem ikke får fire meldinger samme uke.
Påminnelser om betaling
Påminnelser er den meldingen som oftest går galt, fordi den sendes til feil personer. Send bare til medlemmer der kravet er forfalt og ingen innbetaling er registrert eller ligger ufordelt. En betaling som kom i går, men ikke er fordelt, gir ellers et irritert medlem og en ekstra henvendelse. Purring av kontingent har rekkefølgen og tonen.
Varslingsrutiner
Akutte beskjeder, som avlyst arrangement eller endret oppmøtested, krever at noen kan sende raskt uten full tilgang til registeret. Gi gruppeledere rett til å sende til egen gruppe uten å se andre medlemmer. Varslingsrutiner for medlemmer beskriver oppsettet.
Vanlige feil
- å sende fra en eksportert liste som ikke oppdateres
- å bruke synlig kopi-felt for mange mottakere
- å sende påminnelse før innbetalingene er fordelt
- å la reservasjoner ligge i én persons e-postkonto
- å sende samme melding til alle, uansett gruppe og status
Vil dere sende e-post og SMS direkte fra medlemsregisteret, med målgrupper som alltid er oppdatert, kan dere komme i gang med Vele.