Vele guide
Kontaktdata for medlemmer
Gode kontaktdata gjør kontingent, informasjon og rapportering mindre manuelt.
Kontaktdata for medlemmer virker enkelt helt til e-post feiler, SMS går til feil foresatt, eller kontingentkrav sendes til en gammel adresse. Ryddige kontaktdata er grunnlaget for både medlemsservice og betalingsoppfølging.
Hvilke felter bør styret ha kontroll på?
| Felt | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| E-post | Innlogging, varsler, faktura og medlemsinformasjon. |
| Telefon | SMS, rask kontakt og foresatte. |
| Adresse | Giro, formelle brev og enkelte rapporter. |
| Kontaktperson | Viktig for barn, familier og organisasjonsmedlemmer. |
| Preferanse | Medlemmet kan ha ønsket kanal eller reservasjon. |
La medlemmet bidra
Den beste måten å holde data oppdatert på er å la medlemmet bekrefte og endre data selv. Styret bør fortsatt kunne kontrollere sensitive endringer, men små rettelser bør ikke bli e-postarbeid.
Se også Min side for medlemmer og medlemsportal krav .
Koble kontaktdata til handling
Kontaktdata bør ikke ligge løsrevet. Når et medlem mangler gyldig e-post, bør det være synlig før kontingent sendes. Når en foresatt endrer telefon, bør kommunikasjon til barnets gruppe bruke riktig kontakt.
Slik henger det sammen i Vele
Vele bruker kontaktdata i innmelding, kontingent, purring, SMS/e-post og rapportering. Derfor bør data vedlikeholdes nær kilden: medlemmet selv, med styret som kontrollør.
Neste steg
Hvis styret bruker tid på feil kontaktdata, kan dere registrere interesse .
Les videre
Mer fra Guider om medlemssystem
Aldersstyrt kontingent
Se hvordan alder, kategori og startdato kan styre riktig kontingent uten regneark.
Anskaffelse av medlemssystem for styret
Gjør anskaffelsen ryddig nok til at styret velger arbeidsflyt, ikke bare leverandør.
API for medlemssystem
API er nyttig når det støtter konkrete medlemsflyter, ikke bare fordi det finnes.
Årsrapport med medlemstall
Årsrapporten blir bedre når medlemstall bygger på data styret bruker gjennom året.