Kontaktdata for medlemmer virker enkelt helt til e-post feiler, SMS går til feil foresatt, eller kontingentkrav sendes til en gammel adresse. Ryddige kontaktdata er grunnlaget for både medlemsservice og betalingsoppfølging.
Hvilke felter bør styret ha kontroll på?
| Felt | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| E-post | Innlogging, varsler, faktura og medlemsinformasjon. |
| Telefon | SMS, rask kontakt og foresatte. |
| Adresse | Giro, formelle brev og enkelte rapporter. |
| Kontaktperson | Viktig for barn, familier og organisasjonsmedlemmer. |
| Preferanse | Medlemmet kan ha ønsket kanal eller reservasjon. |
La medlemmet bidra
Den beste måten å holde data oppdatert på er å la medlemmet bekrefte og endre data selv. Styret bør fortsatt kunne kontrollere sensitive endringer, men små rettelser bør ikke bli e-postarbeid.
Se også Min side for medlemmer og medlemsportal krav.
Koble kontaktdata til handling
Kontaktdata bør ikke ligge løsrevet. Når et medlem mangler gyldig e-post, bør det være synlig før kontingent sendes. Når en foresatt endrer telefon, bør kommunikasjon til barnets gruppe bruke riktig kontakt.
Slik henger det sammen i Vele
Vele bruker kontaktdata i innmelding, kontingent, purring, SMS/e-post og rapportering. Derfor bør data vedlikeholdes nær kilden: medlemmet selv, med styret som kontrollør.
Neste steg
Hvis styret bruker tid på feil kontaktdata, kan dere registrere interesse.