Min side er stedet der medlemmet ser sitt eget medlemskap og gjør enkle endringer uten å sende e-post til styret. Gevinsten er ikke at styret slipper ansvar, men at opplysningene endres av den som kjenner dem best. Det krever en klar grense mellom hva medlemmet kan endre direkte, og hva som må gjennom en vurdering.
Endre selv, søke om eller bare se
| Handling | Medlemmet gjør selv | Styret eller kasserer behandler |
|---|---|---|
| Ny adresse, telefon eller e-post | Endrer direkte | Ser endringen i historikken |
| Nyhetsbrev og bildesamtykke | Gir og trekker tilbake | Ingen behandling, men valget logges |
| Legge til et barn i husstanden | Sender innmelding som foresatt | Kontrollerer kategori og krav |
| Bytte til student- eller honnørsats | Søker og laster opp dokumentasjon | Godkjenner før neste krav |
| Fritak eller betalingsutsettelse | Sender søknad | Avgjør etter foreningens regler |
| Betalingsstatus og krav | Ser åpne og betalte krav | Registrerer manuelle betalinger |
| Utmelding | Melder seg ut med dato | Avklarer konsekvens for åpne krav |
Tabellen viser prinsippet: Opplysninger som bare beskriver medlemmet, kan endres direkte. Opplysninger som endrer kontingent, rettigheter eller rapporttall, bør gå via en godkjenning. Ellers kan et medlem gi seg selv studentsats i august og ordinær sats aldri igjen.
Innlogging som medlemmene faktisk klarer
Det vanligste problemet med Min side er ikke funksjonene, men at medlemmene ikke kommer inn. Et medlem som logger inn én gang i året for å hente en kvittering, husker ikke et passord.
- Engangskode eller innloggingslenke på e-post fungerer godt for medlemmer som sjelden logger inn, så lenge e-postadressen i registeret er riktig.
- Felles e-post i familien må håndteres. Hvis to voksne deler adresse, må dere bestemme hvem som eier innloggingen, eller gi hver sin.
- Foresatte logger inn for barnet. Barnet bør vises som eget medlemskap under den foresattes innlogging, ikke som en egen bruker med foreldrenes e-post. Se foresatte og barn.
Lenken til Min side bør stå i bekreftelsen etter innmelding på nett og i hvert kontingentkrav. Da finner medlemmet den når det trenger den.
Kvitteringer og betalingshistorikk
Kasserer får jevnlig spørsmål om dokumentasjon på betalt kontingent, for eksempel når et medlem skal søke refusjon fra arbeidsgiver. På Min side bør medlemmet kunne se hvert krav med periode, beløp, forfallsdato og betalingsdato, og laste ned en kvittering.
Vis bare det som er avstemt. Et krav som står «betalt» før innbetalingen faktisk er koblet til kravet, gir feil kvittering og misfornøyde medlemmer når purringen kommer. Betalingsstatus per medlem forklarer hvilke statuser som bør skilles.
Samtykker må kunne trekkes like lett som de gis
Et samtykke til nyhetsbrev eller bildebruk skal være like enkelt å trekke tilbake som å gi. Det følger av personvernreglene, og Datatilsynet beskriver kravene i sin veiledning om samtykke som behandlingsgrunnlag. Min side er det naturlige stedet for dette.
Når medlemmet endrer et samtykke, må endringen gjelde med en gang i utsendingslistene. Et samtykke som trekkes på Min side, men som fortsatt ligger i en eksportert e-postliste, er ikke trukket i praksis. Registrer dato for hver endring slik at dere kan dokumentere hva medlemmet hadde sagt ja til på et gitt tidspunkt.
Utmelding uten e-postutveksling
En utmeldingsknapp på Min side sparer styret for mange meldinger, men den må gjøre noe mer enn å endre status:
- Registrere utmeldingsdato.
- Vise medlemmet hva som skjer med et allerede sendt krav, etter reglene foreningen har vedtatt.
- Stoppe fremtidige krav og faste betalingsavtaler.
- Fjerne medlemmet fra gruppelister og utsendinger.
- Beholde det som trengs i historikk og regnskap, og slette resten etter foreningens rutine.
Om et utmeldt medlem fortsatt skylder kontingent for perioden, avhenger av vedtektene og når utmeldingen skjer. Avklar regelen før knappen tas i bruk. Utmelding og passive medlemmer går gjennom alternativene.
Det Min side ikke skal vise
- andre medlemmers kontaktdata, med mindre de har sagt ja til å stå i en medlemsliste
- begrunnelser for fritak, som økonomi eller helse
- interne notater fra gruppeansvarlige
- detaljer om andre familiemedlemmers betalinger utover det den foresatte betaler for
Innfør Min side i tre trinn
Start med det som fjerner flest henvendelser: kontaktdata og kvitteringer. Legg deretter til samtykker, og til slutt søknader om kategori og utmelding når reglene er skrevet ned. Følg med på hvilke spørsmål som fortsatt kommer på e-post. De viser hva som mangler, eller hva som er vanskelig å finne.
Vil dere gi medlemmene en Min side som henger sammen med register og kontingent, kan dere komme i gang med Vele.