Et godt innmeldingsskjema gjør mer enn å samle navn og e-post. Når skjemaet er sendt, skal foreningen ha et medlem med riktig kategori, en bekreftelse i innboksen og et kontingentkrav som stemmer. Hvis styret fortsatt må lese e-post og skrive opplysningene inn i et regneark, er innmeldingen bare flyttet, ikke digitalisert.
Feltene skjemaet trenger
Spør bare om det dere faktisk bruker. Hvert felt dere legger til, gir flere avbrutte innmeldinger og flere opplysninger dere må passe på.
| Felt | Hvorfor dere trenger det | Obligatorisk? |
|---|---|---|
| Fornavn og etternavn | Identifiserer medlemmet i registeret og på kravet | Ja |
| E-postadresse | Bekreftelse, kontingentkrav og medlemsinformasjon | Ja |
| Mobilnummer | SMS-varsler og kontakt ved betalingsspørsmål | Valgfritt, med mindre dere sender SMS |
| Fødselsdato | Trengs når kontingenten er aldersstyrt eller rapporter krever alder | Bare når dere bruker den |
| Adresse | Nødvendig hvis dere sender post eller rapporterer etter bosted | Bare når dere bruker den |
| Medlemskategori | Bestemmer sats og rettigheter | Ja, som fast liste |
| Gruppe eller lag | Styrer hvem som får informasjon og hvem som ser medlemmet | Når foreningen har grupper |
| Samtykker | Nyhetsbrev, bilder og annet som ikke følger av medlemskapet | Egne avkryssinger, ikke forhåndsutfylt |
Fødselsdato er et godt eksempel på et felt som enten skal være med fullt ut eller ikke i det hele tatt. Bruker dere aldersstyrt kontingent, må datoen være obligatorisk og i et fast format. Bruker dere den ikke, bør dere ikke spørre om den.
La reglene velge sats, ikke medlemmet
Et skjema der medlemmet krysser av for «student», «honnør» eller «familie» uten kontroll, gir feil krav. Gjør heller slik:
- Vis kategoriene med kort forklaring av hvem som kan velge dem.
- Utled kategorien fra fødselsdato der vedtektene knytter satsen til alder.
- Merk kategorier som krever dokumentasjon, og la dem stå til godkjenning før kravet sendes.
- Ha aldri et fritekstfelt for kategori. Det ender som «student?» og «pensj» i registeret.
Se medlemskategorier for hvordan kategoriene bør defineres før de kommer inn i skjemaet.
Barn meldes inn av en foresatt
Når et barn skal bli medlem, er det i praksis den foresatte som fyller ut skjemaet, betaler og mottar informasjonen. Skjemaet må derfor registrere to personer: barnet som medlem og den foresatte som kontakt og betaler. Reglene for samtykke fra barn og hvordan foresatte bør knyttes til medlemskapet, er forklart i guiden om foresatte og barn i medlemsregisteret.
Hva skjer etter at skjemaet er sendt?
- Bekreftelse på e-post. Medlemmet får en kvittering med navn, kategori og hva som skjer videre. Det avslører også feilskrevne e-postadresser med en gang.
- Dublettkontroll. Systemet sjekker om personen finnes fra før, typisk på e-post og fødselsdato.
- Status. Medlemmet registreres som aktivt, eller som søker hvis vedtektene krever at styret godkjenner nye medlemmer.
- Første kontingentkrav. Kravet opprettes fra kategorien med riktig periode og betalingsreferanse.
- Velkomst. Praktisk informasjon om grupper, kalender og kontaktpersoner.
Rekkefølgen på punkt 3 og 4 avhenger av foreningens regler. I et NIF-idrettslag er medlemskapet først gyldig når kontingenten er betalt, slik guiden om medlemskontingent i idrettslag beskriver. Da bør statusen ikke settes til aktiv før betalingen er registrert.
Innmelding midt i perioden
Kommer det nye medlemmer i oktober, må dere ha bestemt på forhånd om de betaler full sats, halv sats eller et forholdsmessig beløp. Skjemaet bør vise det beløpet medlemmet faktisk får krav om. Regelen må ligge i oppsettet, ikke i kasserers hukommelse. Proratering av kontingent viser hvilke datoer som må avklares.
Tidligere medlemmer som melder seg inn igjen
Et vanlig problem er at en person som meldte seg ut for tre år siden, melder seg inn på nytt og får en ny rad. Da mister dere historikken og risikerer to medlemsnumre. Sett opp dublettkontrollen slik at mulige treff havner hos medlemsansvarlig i stedet for å bli slått sammen automatisk. To søsken kan dele e-postadresse med en forelder uten å være samme person. Mer om dette i duplikater i medlemsregister.
Personvern i selve skjemaet
Skjemaet er stedet der dataminimering faktisk skjer. Opplysninger dere ikke spør om, trenger dere ikke beskytte, rette eller slette. Skill mellom det medlemskapet krever og det som er frivillig:
- Informasjon om kontingent og årsmøte følger av medlemskapet og trenger ikke en egen avkryssing.
- Nyhetsbrev med tilbud fra samarbeidspartnere og publisering av bilder krever et eget, aktivt valg.
- Lenk til personvernerklæringen ved innsendingsknappen.
Samtykke og GDPR i medlemsregister går gjennom behandlingsgrunnlagene, og samtykke til bilder og kommunikasjon viser hvordan bildesamtykke kan registreres.
Test skjemaet før lenken deles
Send inn fem testinnmeldinger og kontroller resultatet i registeret, ikke bare i bekreftelsen:
- en voksen med ordinær sats
- et barn meldt inn av en foresatt
- en student som må dokumentere kategorien
- en person som allerede finnes i registeret
- en innmelding etter at årets krav er sendt ut
For hver av dem skal dere kunne se riktig kategori, riktig krav og riktig mottaker av e-posten. Slett testene etterpå, slik at de ikke blir med i medlemstallet.
Når innmeldingen er på plass, kan medlemmene vedlikeholde mye selv på Min side. Vil dere at innmeldingsskjemaet skal opprette medlem og kontingentkrav i samme flyt, kan dere komme i gang med Vele.