Aldersstyrt kontingent

Aldersstyrt kontingent betyr at satsen avhenger av medlemmets alder, for eksempel lavere sats for barn og ungdom og en egen sats for pensjonister. Prinsippet er enkelt. Det som skaper feil, er to spørsmål foreningen ofte ikke har besvart: alder på hvilken dato? og hva skjer med den som bytter gruppe midt i perioden?

Bestem skjæringsdatoen først

Det finnes tre vanlige måter å regne alder på. Velg én, skriv den inn i satsvedtaket og bruk den hver gang.

For de fleste foreninger med årskontingent er alder i kalenderåret eller alder på fast dato det ryddigste. Da får alle i samme årskull samme sats, og satsen endres ikke av at kasserer kjører kravene en uke senere. I idrettslag følger aldersinndelingen ofte årsklasser, og kontingenten blir enklere å forstå når den følger samme logikk.

Definer aldersgruppene uten hull

Skriv gruppene som intervaller med både nedre og øvre grense. Fiktivt eksempel med alder i kalenderåret:

Kontroller at grensene møtes: «under 13» og «13–19» gir ingen hull, men «barn til og med 12» og «ungdom fra 14» glemmer alle som er 13. Det høres banalt ut, men det er den vanligste feilen når satsene vedtas i fritekst på årsmøtet.

Kombiner alder med andre regler i en fast rekkefølge. Skal et æresmedlem på 70 år betale seniorsats eller ingenting? Får et barn i en familie familierabatt i tillegg til barnesats? Bestem hvilken regel som vinner. Fritak og rabatter på kontingent og familierabatt på kontingent går gjennom de andre reglene.

Fødselsdatoen er grunnlaget

Aldersstyrt kontingent fungerer bare når fødselsdato er registrert for alle som skal ha aldersbasert sats. Før første kontingentløp med aldersregler bør dere ta ut:

• medlemmer uten fødselsdato
• fødselsdatoer som er åpenbart feil, som 01.01.1900 eller en dato i fremtiden
• medlemmer der kategori og alder ikke stemmer, for eksempel «junior» som er 34 år

Bestem hva som skal skje med dem som mangler fødselsdato: full sats til datoen er registrert, eller ingen krav før registeret er rettet? Full sats er enklest, men gi medlemmet beskjed om hvordan de kan rette opplysningen. Fødselsdato er en personopplysning; registrer den fordi satsen krever det, og la ikke flere enn nødvendig se den. Personvern i medlemslisten forklarer hvordan innsyn kan begrenses.

Hvem bytter sats denne perioden?

Hvert år går et kull fra én aldersgruppe til neste. Det er de medlemmene som oftest reagerer på kravet, særlig når overgangen fra ungdom til voksen betyr at satsen dobles. Ta ut listen før kravene sendes:

1. Finn alle som bytter aldersgruppe fra forrige periode til denne.
2. Kontroller at satsen i kravgrunnlaget faktisk er den nye.
3. Vurder en egen melding til dem som bytter gruppe, med forklaring på ny sats.
4. Sjekk om de samtidig mister en rabatt, for eksempel studentrabatt eller familierabatt.

Fiktivt eksempel: En forening har 38 medlemmer som fyller 20 i kalenderåret. Satsen går fra 350 til 700 kroner. Uten varsel kommer flere spørsmål om «feil» faktura enn det tar å skrive en kort forklaring på forhånd.

Innmelding midt i perioden

Når en person meldes inn i løpet av perioden, regnes alder etter samme skjæringsdato som for alle andre. Hvis foreningen i tillegg bruker forholdsmessig kontingent, beregnes den av aldersgruppens sats. Se proratering av medlemskontingent for datoreglene. For NIF-idrettslag kan ikke en rabatt eller proratering føre til at medlemskontingenten blir lavere enn minstesatsen; se medlemskontingent i idrettslag.

Kontroller før utsending

Testen av grensetilfeller er den viktigste. Én person som er 12 og én som er 13 etter skjæringsdatoen viser raskt om regelen er satt opp riktig.

Vil dere at alder og skjæringsdato skal styre satsen automatisk i hvert kontingentløp, kan dere komme i gang med Vele.