Import av medlemsdata uten å miste kontroll

Finn svaret du trenger

En import er ferdig når dere kan forklare medlemmene, relasjonene og de åpne kravene i det nye systemet. En melding om «fil lastet opp» er bare første del. Lag et feltkart og en kontrollrapport før dere flytter hele registeret.

Avklar om dere kan bytte fritt

Et lokallag kan være bundet til sentralorganisasjonens register. NIF-idrettslag må dessuten oppfylle idrettens krav til integrert medlemssystem. Avklar dette med organisasjonen og systemleverandøren før dere bestiller migrering. Se systemkrav ved medlemskontingent i idrettslag.

Lag et feltkart før importfilen

Fritekst som «aktiv?», «sluttet kanskje» eller «betaler med mor» er ikke en god importregel. La medlemsansvarlig avklare saken før feltet gis en endelig verdi. Hvis den ikke kan avklares, behold den som et tydelig importavvik med ansvarlig.

Velg seks testtilfeller

Lag gjerne fiktive testdata med samme struktur først. Bruk virkelige data bare i et avklart og sikret testmiljø.

1. Vanlig medlem: riktig kategori, innmeldingsdato og kontaktkanal.
2. To søsken med samme e-post: to personer bevares, én betaler kobles riktig.
3. Person i to grupper: ett medlemskap, begge tilknytninger og riktig tilgang.
4. Utmeldt person: avslutningsdato bevares og personen får ikke nytt krav.
5. Delbetalt krav: opprinnelig beløp og rest kan forklares hver for seg.
6. Betaling uten kobling: beløpet blir et avvik, ikke automatisk et betalt medlemskap.

Be leverandøren vise hva som skjer hvis samme fil importeres to ganger. Stopper systemet dubletter, oppdaterer det eksisterende data eller lager det nye personer? Dette bør være avklart før en import må gjentas.

Avstem antall og beløp før godkjenning

Et eksempel på kontrollrapport kan se slik ut:

Tallene er fiktive. En forskjell er ikke nødvendigvis en feil, men hver forskjell må være forklart og godkjent. Personer og medlemskap kan være forskjellige størrelser. Sammenlign derfor samme måltall på begge sider.

Når skal dere stoppe importen?

Stopp før ordinær bruk hvis restbeløp avviker uten forklaring, flere medlemmer er slått sammen på grunn av felles e-post, private merknader er blitt synlige for gruppeansvarlige eller utmeldte får nye krav. Stopp også hvis dere ikke kan gjenopprette før importen.

En tidsfrist for oppstart er ikke et godt argument for å sende feil kontingent. Avtal hvem som kan godkjenne importen, og hvem som har ansvar for å rette avvikene.

Velg ett tidspunkt for overgang

Frem til et avtalt tidspunkt er gammelt system fasit. Etter godkjent overgang er det nye systemet fasit. Noter hvordan innmeldinger og bankbetalinger i mellomtiden blir fanget opp. Ved behov kan gammelt system beholdes med begrenset lesetilgang for avtalte formål; ikke fortsett å redigere begge steder.

Eksportfilene trenger også en ansvarlig og en slettefrist. At en leverandør har importert dem, betyr ikke at kopiene i e-post og på private maskiner forsvinner. Se personvern i medlemslisten.

Godkjenn ved å gjøre den første arbeidsoppgaven

La ny medlemsansvarlig rette en kontaktopplysning, la kasserer finne et åpent krav og la gruppeansvarlig åpne sin egen gruppe. Kontroller resultatet sammen. Da tester dere både dataene og om systemet kan brukes i praksis.

Bruk medlemsregister-malen hvis dere trenger et ryddigere grunnlag, eller les fra Excel til medlemssystem hvis systemvalget fortsatt gjenstår. Vil dere bruke Vele, kan dere be om en gjennomgang og avklare importen av medlemslisten før dere legger en tidsplan.