Import av medlemsdata

Import av medlemsdata bør planlegges som en kontrollert overgang. Målet er ikke bare å få navn og e-post inn i nytt system, men å beholde den informasjonen styret trenger for kontingent, tilgang, rapportering og historikk.

Før import

Før importen bør dere avklare:

• hvilke medlemmer som skal være aktive ved oppstart
• hvilke kategorier og grupper som skal videreføres
• hvilke åpne kontingentkrav som fortsatt gjelder
• om historikk skal importeres eller arkiveres separat
• hvem som godkjenner datagrunnlaget

Dette bør dokumenteres før filen importeres.

Test med et lite utvalg

Velg et testutvalg som dekker variasjonen i organisasjonen. Ta med et vanlig medlem, et familiemedlemskap, et medlem med fritak, et medlem i lokallag, en foresatt og en person med ubetalt kontingent.

Etter import

Etter import bør styret kontrollere tallene mot gammel kilde, men ikke fortsette å bruke gammel kilde som fasit. Hvis Excel fortsatt oppdateres ved siden av, oppstår det raskt to sannheter.

Les også fra Excel til medlemssystem og datavask av medlemsregister .

Slik henger det sammen i Vele

Vele bør importere data inn i en medlemsmodell som kan brukes videre. Når importen er god, kan kontingent, purring, kommunikasjon og rapportering bygge på samme grunnlag.

Neste steg

Hvis dere har medlemsdata i regneark eller et eldre system, kan dere registrere interesse . Da kan vi se på importbehovet før dere bestemmer tidsplan.