Duplikater i medlemsregister skaper små feil som fort blir store. Ett medlem kan få to kontingentkrav, feil betalingsstatus, dobbelt kommunikasjon eller feil rapportering. Derfor bør dubletter ryddes før kontingent og rapporter kjøres.
Hvor oppstår duplikater?
Dubletter kommer ofte fra:
- innmelding med ny e-post
- import fra flere regneark
- barn og foresatte registrert på ulike måter
- navneendringer eller skrivefeil
- gamle medlemmer som melder seg inn på nytt
Slik bør dere rydde
| Steg | Hva dere bør gjøre |
|---|---|
| Finn kandidater | Søk på e-post, telefon, navn, fødselsdato og medlemsnummer. |
| Velg hovedpost | Bestem hvilken post som skal leve videre. |
| Flytt historikk | Betaling, samtykke, roller og notater må ikke forsvinne. |
| Marker beslutning | Dokumenter hvorfor poster ble slått sammen. |
| Kontroller etterpå | Sjekk kontingent og rapportering for medlemmet. |
Ikke slett for raskt
Det kan være fristende å slette den ene posten. Men hvis den inneholder betaling, samtykke eller gammel rolle, bør data flyttes eller arkiveres først. Les også historikk i medlemsregister.
Slik henger det sammen i Vele
Vele bør gjøre det enklere å se når flere poster kan gjelde samme person, og viktigere: hva som skjer med kontingent, betaling og rapporter når de ryddes.
Se også datavask av medlemsregister og medlemsnummer og identifikatorer.
Neste steg
Hvis dubletter gjør medlemslisten usikker, kan dere registrere interesse. Da kan vi se på hvordan registeret bør ryddes før videre bruk.