Medlemsnummer og identifikatorer

Medlemsnummer og identifikatorer skal gjøre det mulig å følge samme medlem gjennom endring av e-post, telefon, gruppe og betaling. Den viktigste regelen er å skille en stabil intern ID fra kontaktopplysninger som kan endres.

Hvilke identifikatorer finnes?

Ikke bruk e-post som eneste sannhet

E-post kan byttes, deles i familier eller skrives feil. Hvis e-post er eneste identifikator, kan historikk og betaling havne på feil post. En foresatt kan dessuten være kontaktperson for flere barn. Modellér derfor person, medlemskap, foresattrelasjon og kontaktkanal som forskjellige ting.

Slik ser en robust datamodell ut

Regler for medlemsnummer

• Generer nummeret automatisk og aldri bruk et gammelt nummer på nytt.
• Ikke bygg personopplysninger som fødselsdato inn i selve nummeret.
• Behold nummeret når kontaktdata og medlemskategori endres.
• Skill mellom intern database-ID og et nummer mennesker bruker.
• Dokumenter hvordan nummer håndteres ved sammenslåing av dubletter.

Finn dubletter uten å slå sammen feil person

Bruk flere signaler, som navn, fødselsdato, telefon, e-post, adresse og foresattrelasjon. Et mulig treff skal bli en kontrolloppgave, ikke en automatisk sammenslåing.

Ved sammenslåing må systemet velge hvilken post som overlever, flytte medlemskap og betalinger, bevare historikk og logge hvem som godkjente endringen. Les guiden til dubletter i medlemsregister før en større opprydding.

Personvern og dataminimering

Hvert identifikatorfelt må ha et formål og et behandlingsgrunnlag. Datatilsynets veiledning om behandlingsgrunnlag bruker medlemsforening som et konkret eksempel. Ikke samle en sterkere identifikator enn oppgaven krever, og begrens tilgang til opplysninger som ikke trengs i den daglige driften.

Import og integrasjoner

Lag en mappingtabell før import:

Behold kilde-ID-en som referanse selv om Vele oppretter en ny intern ID. Da kan importen gjentas og avvik spores. Bruk import av medlemsdata for test, kontrollsummer og tilbakeføringsplan.

Identifikatorer i betalingsflyten

KID eller betalingsreferanse skal peke til riktig krav, mens medlems-ID peker til medlemmet. Ikke bruk bankens fritekst som eneste matching. Når betaling og medlemskap kobles med stabile referanser, blir avstemming av kontingent vesentlig tryggere.

Vele skal bevare samme medlem gjennom endringer og gjøre historikken kontrollerbar. Hvis dere har mange dubletter eller importkilder, kan dere registrere interesse .