Avstemming av kontingent

Avstemming av kontingent kobler medlemskrav til betalinger og korrigeringer. En innbetaling fra en foresatt eller arbeidsgiver kan gjelde flere medlemmer, mens ett medlem kan betale samme krav i flere omganger. Derfor er ikke antall betalinger det samme som antall betalende medlemmer.

Eksempel: fra 27 000 kroner i krav til 2 000 utestående

Foreningen har 3 000 kroner i åpne krav ved starten av perioden og sender nye kontingenter på 24 000 kroner.

De 2 000 kronene skal kunne forklares på medlemsnivå, for eksempel to ubetalte krav på 800 kroner og en rest på 400 kroner. En total som stemmer, er ikke nok hvis betalingen er koblet til feil medlem.

Når betalingen mangler referanse

Kontroller avsender, beløp og dato mot åpne krav. Hvis en familie betaler samlet, fordel beløpet på de aktuelle medlemskravene med en sporbar forklaring. Ikke marker alle med samme etternavn som betalt.

Sett uklare betalinger til oppfølging med en ansvarlig. Be om den minste opplysningen som trengs for å identifisere betalingen; ikke be om full bankutskrift når en betalingsreferanse er nok.

Se KID-matching av medlemsbetaling for hvordan gode referanser reduserer dette arbeidet.

Hold medlemsstatus og betalingsstatus fra hverandre

Foreningens vedtekter og rutiner avgjør hvordan kontingent påvirker medlemskapet. Betalt kontingent, aktivt medlemskap og rett til en bestemt aktivitet er ikke nødvendigvis samme status.

Avtal hvordan dere håndterer utmeldinger, fritak, feilfakturering og overbetaling. En endring av medlemsstatus skal ikke skjule et krav som fortsatt må avklares.

Kontroller betalingsleverandør og bank

Dersom kontingenten betales gjennom en betalingsleverandør, kan banken motta et nettobeløp etter gebyrer. Bruk oppgjørsrapporten til å skille medlemmenes betalinger fra gebyrer og beløp som ennå ikke er utbetalt.

ReAIs medlemsregister er relevant når foreningen vil samle medlemsgrunnlag og økonomi. Avklar hvilke rapporter og koblinger som inngår i deres oppsett.

Trenger kasserer hjelp til løpende regnskap eller overlevering, kan Aiak bistå for foreninger og lag . Regnskapsarbeidet må avtales separat fra medlemsadministrasjonen.

En overlevering neste kasserer kan bruke

Lagre rapportdato, åpne krav, ufordelte betalinger og forklaringer på korrigeringer. Noter hvem som følger opp hvert avvik, og avklar tilgangene ved styrebytte.

Bruk kontingent og regnskap i samme flyt som videre lesning. Dere kan også registrere interesse for Vele med en kort beskrivelse av medlemskategorier og betalingsmåter.