Medlemssystemet vet hvem som skal betale og hvem som har betalt. Regnskapet vet hva foreningen har tjent og hva som står på konto. Kontingent og regnskap henger sammen når de to bygger på de samme tallene, og når det er avtalt hvilket system som er fasit for hva. Uten den avtalen fører kasserer kontingent per medlem i regnskapet, eller regnskapsfører spør hvert kvartal om en liste som ikke finnes.
Arbeidsdelingen: hvem eier hvilke tall?
| Tall | Fasit | Brukes i regnskapet som |
|---|---|---|
| Krav per medlem og periode | Medlemssystemet | Sum fakturert kontingent |
| Innbetalinger per medlem | Medlemssystemet | Grunnlag for fordeling, ikke egne bilag per medlem |
| Bankbeholdning | Banken | Avstemmes mot regnskapet |
| Inntekt per periode | Regnskapet | Årsregnskap og budsjettoppfølging |
| Åpne krav | Medlemssystemet | Kundefordringer, hvis foreningen fører dem |
Hovedregelen er at regnskapet får summer, og medlemssystemet beholder detaljene. En forening med 500 medlemmer trenger ikke 500 bilag for kontingent. Den trenger noen få bilag med dokumentasjon som viser hvilke medlemmer summen består av.
Samlebilag for krav og innbetalinger
Et vanlig oppsett:
- Når kravene sendes: ett bilag for samlet fakturert kontingent, med en kravliste som vedlegg. Foreninger som bare bokfører når pengene kommer, kan hoppe over dette steget.
- Når pengene kommer: ett bilag per bankdag eller per innbetalingsfil, med liste over hvilke krav innbetalingene er fordelt på.
- Ved kreditering og tap: egne bilag for kreditnotaer og for krav styret har besluttet å avskrive.
Kravlistene og innbetalingslistene bør kunne hentes ut fra medlemssystemet for en gitt periode, også etter at kassereren som laget dem har gått av. Det er dokumentasjonen revisor eller kontrollkomité ber om.
Kontingent som gjelder neste periode
Sender foreningen kontingent for neste år i november, kommer mange innbetalinger før årsskiftet. Pengene står da på konto ved årsslutt, men inntekten hører til neste år. Hvis foreningen periodiserer, føres beløpet som forskuddsbetalt kontingent (gjeld) til den nye perioden starter.
Fiktivt eksempel: 31. desember har foreningen mottatt 84 000 kroner i kontingent for neste år.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Bank | 84 000 | |
| Forskuddsbetalt kontingent | 84 000 |
- januar, eller når perioden starter, flyttes beløpet til kontingentinntekter. Medlemssystemet må kunne vise hvilke innbetalinger som gjelder hvilken periode; ellers blir det gjetting. Om foreningen skal periodisere, og hvilke regnskapsregler som gjelder, avhenger av størrelse og aktivitet. Avklar det med regnskapsfører.
Andeler til sentralledd eller lokallag
Når en del av kontingenten tilhører en annen enhet, er den ikke foreningens inntekt. Fiktivt eksempel: av 800 kroner skal 300 til lokallaget. Med 120 betalte krav har foreningen 36 000 kroner i gjeld til lokallaget til pengene er overført. Grunnlaget for overføringen bør være betalte krav, hentet fra medlemssystemet for samme periode. Lag, avdelinger og lokallag forklarer fordelingsreglene.
Merverdiavgift
Ordinær medlemskontingent i en ideell forening er som regel ikke omsetning med merverdiavgift. Det kan stille seg annerledes hvis kontingenten i realiteten er betaling for varer eller tjenester, for eksempel når medlemskapet gir adgang til et treningssenter. Ta vurderingen med regnskapsfører før dere slår sammen kontingent og andre avgifter i ett krav. Hold uansett treningsavgift og medlemskontingent som separate krav, slik at de kan vurderes og føres hver for seg.
Månedlig avstemming
Tre tall skal stemme hver måned:
- Innbetalinger fordelt på krav + ufordelte innbetalinger = kontingent mottatt i banken
- Åpne krav i medlemssystemet = kundefordringer i regnskapet, hvis foreningen fører fordringer
- Inntektsført kontingent = fakturert kontingent − krediteringer, justert for periodisering
Avvik skyldes nesten alltid en kreditering som bare er gjort ett sted, en manuell betaling som ikke er registrert, eller en tilbakebetaling. Avstemming av kontingent har kontrollrekkefølgen, og regnskapsintegrasjon for kontingent viser hva som kan automatiseres.
Når regnskapet skal ut av huset
Mange foreninger bruker en frivillig til medlemsdrift og en regnskapsfører til bokføring og årsoppgjør. Gi regnskapsfører tilgang til rapportene, ikke hele medlemsregisteret; vedkommende trenger summer og lister, ikke kontaktdata. For foreninger som trenger hjelp med bokføring, MVA-vurderinger eller årsavslutning, beskriver Aiak hva regnskapshjelp for foreninger og lag kan omfatte. Trenger dere et regnskapssystem ved siden av medlemsdriften, samler ReAI fakturering og regnskap på ett sted.
Vil dere at krav, innbetalinger og periodelister skal hentes ut ferdig for regnskapet, kan dere komme i gang med Vele.