Mange organisasjoner har to nivåer: grupper eller avdelinger inne i én forening, og lokallag eller kapitler under en sentral organisasjon. De ser like ut i et organisasjonskart, men de oppfører seg ulikt i medlemsregisteret. Spørsmålet som skiller dem er: hvor er personen medlem?
| Struktur | Hvor er personen medlem? | Typisk eksempel |
|---|---|---|
| Gruppe eller avdeling | I foreningen, med tilknytning til én eller flere grupper | Fleridrettslag med fotball- og skigruppe |
| Lokallag eller kapittel | I lokallaget, og ofte samtidig i den sentrale organisasjonen | Fagforening, humanitær organisasjon, interesseorganisasjon |
| Aktivitetsgruppe | I foreningen; gruppen er bare et utvalg | Kor med stemmegrupper, korps med juniorkorps |
Velg modell etter vedtektene, ikke etter hvordan dagens regneark er delt opp.
Grupper og avdelinger i én forening
I et lag med flere grupper finnes det ett medlemskap, og gruppene er tilknytninger. Et medlem kan være med i to grupper uten å bli to medlemmer. For idrettslag i NIF er dette et poeng i seg selv: medlemskapet er i idrettslaget, mens gruppene organiserer aktiviteten. Se medlemsregister for idrettslag for hvordan det slår ut i registeret.
Registrer derfor gruppene som egne felt med start- og sluttdato, ikke som tekst i medlemmets navn eller som egne faner. Da kan dere svare på spørsmål som:
- hvor mange er med i juniorgruppen nå, og hvor mange var med ved forrige sesongstart?
- hvem er med i to grupper og skal ha én medlemskontingent, men to treningsavgifter?
- hvem har sluttet i en gruppe, men fortsatt er medlem av laget?
Kontingent for medlemskapet og avgifter for gruppen bør være ulike krav. Treningsavgift og medlemskontingent forklarer skillet.
Lokallag og kapitler
Når organisasjonen har lokallag, ligger medlemskapet i en bestemt enhet. Det reiser spørsmål en gruppe aldri gjør:
- Hvilket lokallag tilhører et nytt medlem? Etter bosted, arbeidsplass eller eget valg? Regelen bør stå i vedtektene, og innmeldingen bør bruke den.
- Hva skjer ved flytting? Et medlem som flytter, bør overføres med dato, slik at historikken viser hvor vedkommende var medlem når.
- Kan man være medlem i to lokallag? Hvis ja, hvilket lag teller medlemmet i når sentralleddet fordeler støtte eller stemmer?
- Hvem eier kontaktdataene? Lokallaget trenger dem til egne aktiviteter, sentralleddet til medlemsblad og kontingent.
Et kapittel i en internasjonal eller faglig organisasjon fungerer på samme måte, men kan ha andre navn på rollene. Strukturen i registeret er den samme: én person, ett medlemskap per enhet, og en tydelig dato for når tilhørigheten startet og sluttet.
Kontingent som deles mellom nivåer
Ofte betaler medlemmet én kontingent som fordeles mellom sentralleddet og lokallaget. Fiktivt eksempel: kontingenten er 800 kroner, sentralleddet beholder 500 og lokallaget får 300. Med 120 betalende medlemmer i et lokallag skal lokallaget ha 36 000 kroner.
| Grunnlag | Lokallag A |
|---|---|
| Betalende medlemmer i perioden | 120 |
| Lokal andel per medlem | 300 kr |
| Til overføring | 36 000 kr |
Overføringen må bygge på betalte krav i riktig periode, ikke på antall navn i registeret. Medlemmer som byttet lokallag midt i perioden, må ha en regel: teller de der de var ved kravdato, eller der de er ved overføringstidspunktet?
Tilgang per enhet
Grupper og lokallag er også grunnlaget for tilgangsstyring. En gruppeleder bør se egen gruppe, et lokallagsstyre bør se eget lag, og sentralleddet bør se alt. Det er lettere å få til når enhetene er felt i registeret, ikke separate kopier. Tilgangsstyring i medlemssystem og gruppeansvarlige i medlemssystem går gjennom rollene.
Typiske behov:
| Rolle | Ser | Kan endre |
|---|---|---|
| Gruppeleder | Medlemmer i egen gruppe, kontaktdata, oppmøte | Gruppetilknytning |
| Lokallagsstyre | Alle medlemmer i laget, betalingsstatus | Kontaktdata, verv i laget |
| Sentralt medlemsansvarlig | Hele registeret | Kategorier, overføringer, kontingentregler |
Rapportering per enhet
Når enhetene ligger i samme register, kan styret og sentralleddet ta ut medlemstall per gruppe eller lokallag fra samme grunnlag. Det er særlig viktig når tallene brukes til støtte. En søknad om Frifond organisasjon bygger for eksempel på lokallag og medlemmer etter ordningens egne kriterier; se Frifond og medlemstall og rapportering av medlemstall.
Kontroller to ting før tallene sendes:
- Personer i flere enheter telles bare én gang i totalen.
- Overføringer i perioden er datert, slik at hver enhet får riktig antall på rapportdatoen.
Vanlige feil
- Ett regneark per lokallag. Totalen må settes sammen for hånd, og samme person finnes i flere ark.
- Gruppe skrevet i fritekst. «Fotball», «fotb.» og «FK» blir tre grupper i rapporten.
- Overføring som sletting og ny innmelding. Medlemsansienniteten og betalingshistorikken forsvinner.
- Lokal andel beregnet av antall registrerte. Ubetalte medlemmer gir penger som aldri kom inn.
- Full tilgang til alle tillitsvalgte. Lokale verv får innsyn i medlemmer de ikke har noe ansvar for.
Vil dere samle grupper, lokallag og kontingentfordeling i ett register, kan dere komme i gang med Vele.