En gruppeansvarlig skal kunne følge opp aktiviteten uten å få hele medlemsregisteret. Avklar hvilken oppgave rollen skal løse, og gi bare nødvendig tilgang til opplysningene som støtter den.
Skill oppgaver som ofte blandes
Å sende en praktisk beskjed, oppdatere et medlem og undersøke en betaling er forskjellige oppgaver. En person kan ha behov for én av dem uten å trenge alle.
| Oppgave | Avklaring før tilgang gis |
|---|---|
| Praktisk gruppeinformasjon | Hvem tilhører gruppen og hvilken kontaktkanal kan brukes? |
| Endre gruppetilhørighet | Kan ansvarlig foreslå eller selv godkjenne endringen? |
| Se medlemsstatus | Hvilken enkel status er nødvendig for oppgaven? |
| Betalingsavvik | Når skal saken gå til kasserer eller annen økonomiansvarlig? |
| Eksport | Trengs en fil, eller kan oppgaven utføres uten ny kopi? |
Tilgang til kontaktinformasjon gir ikke automatisk grunnlag for markedsføringsutsendinger. Se Datatilsynets personvernprinsipper for den overordnede rammen.
Eksempel: en gruppeleder bytter oppgave
En leder går fra ungdomsgruppen til seniorgruppen. Den gamle tilgangen skal ikke bare suppleres med den nye uten vurdering. Kontroller at vedkommende kan løse den nye oppgaven og ikke lenger ser opplysninger fra den tidligere gruppen uten behov.
Bevar nødvendig historikk over hvem som endret opplysninger. Fjerning av aktiv tilgang trenger ikke bety at alle tidligere handlinger slettes. Ved private eksportlister må virksomheten også ha en rutine for videre bruk og sletting.
Test grensen i praksis
Bruk oppdiktede medlemmer fra to grupper. Kan ansvarlig finne sine egne og forsøke å åpne den andre gruppens opplysninger? Kontroller også søk og eksport, ikke bare hvilken liste som vises først.
Les verv og roller og tilgangsstyring i medlemssystem som videre grunnlag.
Vele kan vurderes når organisasjonen trenger bedre medlemsflyt. Beskriv hvilke oppgaver dere vil delegere, og be om å se faktisk tilgjengelig støtte for avgrensningen før roller tas i bruk.
For betalingsavvik bør kasserer følge en egen rutine, som dobbelt betalt kontingent i to kanaler.
Faglig gjennomgått: