Verv og roller for medlemmer bør være mer enn fritekst i et notatfelt. Når styret, komiteer, trenere, gruppeansvarlige og frivillige roller registreres tydelig, blir både tilgang og overlevering enklere.
Hvilke roller bør skilles?
| Rolle | Hvorfor den bør registreres |
|---|---|
| Styreverv | Trengs for ansvar, møteforberedelse og historikk. |
| Kasserer | Har ansvar for kontingent og betaling. |
| Medlemsansvarlig | Eier register og datakvalitet. |
| Gruppeansvarlig | Trenger avgrenset innsyn og lokale oppgaver. |
| Frivillig | Kan brukes til kommunikasjon og oppfølging. |
Rolle er ikke alltid tilgang
En person kan ha et verv uten å trenge systemtilgang, og en person kan trenge tilgang uten å være valgt til verv. Skill derfor mellom rolle i organisasjonen og teknisk tilgang i systemet.
Les mer om tilgangsstyring i medlemssystem og gruppeansvarlige i medlemssystem.
Bruk historikk
Verv endres. Med historikk kan neste styre se hvem som hadde ansvar i en periode, uten å lete i gamle protokoller. Dette er nyttig ved spørsmål om kontingent, medlemsdata eller rapportering.
Slik henger det sammen i Vele
Vele bør koble roller til medlemsdata, tilgang og historikk. Da kan organisasjonen se hvem som gjør hva, uten å dele hele registeret med alle.
Neste steg
Hvis ansvar ligger i private notater, kan dere registrere interesse.
Les også Medlemssystem for frivillig organisasjon.