Finn svaret du trenger
Bestem hva dere faktisk trenger å holde orden på
Start med én vanlig måned: innmeldinger, utmeldinger, kontingent, beskjeder og fordeling av oppgaver. Ta deretter med årsmøte og overlevering til nye tillitsvalgte. Hvis løsningen fungerer på disse oppgavene, er funksjonslisten mindre viktig.
| Opplysning | Bruk i organisasjonen | En feil å unngå |
|---|---|---|
| Medlemsstatus og periode | Vite hvem som tilhører organisasjonen nå | «Aktiv» uten medlemsår eller forklaring |
| Kontingent og betalingsstatus | Følge opp riktig krav | Fjorårets betaling ser ut som årets |
| Frivilligrolle | Fordele oppgaver til riktige personer | Alle medlemmer mottar alle dugnadsbeskjeder |
| Gruppe eller lokallag | Avgrense relevant kommunikasjon | Lokale lister lever videre etter sentral utmelding |
| Kontaktvalg | Bruke riktig kanal til riktig formål | Ett avkrysningsfelt brukes til all kommunikasjon |
Ikke samle opplysninger bare fordi et felt finnes. En liten organisasjon har nytte av et oversiktlig register som faktisk blir vedlikeholdt.
Eksempel: én familie, to medlemmer og én frivillig
To medlemmer bruker samme e-postadresse. Ett av dem hjelper også på arrangementer. Hvis systemet bruker e-post som eneste identitet, kan kontingent og frivilligrolle bli slått feil sammen.
Test at dere kan beholde to medlemskap, sende en forståelig betalingsoversikt og bare invitere riktig person til frivilligoppgaven. En kontaktadresse kan være felles uten at medlemskapet er det. Les mer om verv og roller når personer har flere oppgaver.
Prøv kontingentløpet før dere importerer alt
Bruk et lite testutvalg med vanlig medlemskap, redusert kontingent, utmelding og en uavklart betaling. Undersøk hvilke personer en utsending vil nå, hva fakturagrunnlaget blir og hvordan en innbetaling matches.
Kontroller medlemstall og økonomi separat. Samme antall personer før og etter flytting betyr ikke at åpne beløp er riktige. Veiledningen om flytting fra Excel viser en arbeidsrekkefølge.
Tilgang skal følge rollen, ikke hvem som opprettet filen
Kasserer trenger betalingsoppfølging. En aktivitetsleder trenger kanskje bare deltakere i sin gruppe. Nye tillitsvalgte bør få nødvendig tilgang, mens gamle tilganger avsluttes når oppgaven er over.
Avklar også hvem som kan eksportere hele registeret og hvordan eksportfiler håndteres. En god overlevering betyr at neste person finner status og rutiner i organisasjonens arbeidsflate, ikke i forgjengerens private innboks.
Velg noen få mål for en pilot
Tell tiden det tar å registrere et nytt medlem, finne en kontingentbetaling og lage riktig mottakergruppe. Be deretter en annen frivillig utføre de samme oppgavene med den skrevne rutinen.
Vele retter seg mot enklere medlemsadministrasjon. Når kontingent og økonomi skal følges samlet, er ReAI relevant som regnskapssystem. Begynn med en tydelig arbeidsdeling og testdata. Da ser dere om løsningen reduserer dobbeltarbeid før dere flytter den virkelige medlemslisten.