Frifond organisasjon fordeles av LNU til landsomfattende, medlemsbaserte og demokratiske organisasjoner med lokal aktivitet for barn og unge. Støtten beregnes blant annet ut fra antall tellende medlemmer og tellende lokallag, og det er organisasjonen sentralt som søker, ikke lokallagene. Hele regelverket står i LNUs retningslinjer for Frifond organisasjon. Retningslinjene endres, så les dem for grunnlagsåret dere rapporterer for.
Denne guiden handler om det medlemsregisteret må klare for at tallene skal holde.
Hva gjør et medlem tellende?
Etter gjeldende retningslinjer må et tellende medlem blant annet:
- være under 26 år ved utgangen av grunnlagsåret
- ha meldt seg inn frivillig og individuelt og stå i medlemsregisteret
- ha betalt kontingent for grunnlagsåret innen fristen, og minst det minstebeløpet retningslinjene setter
- ha bostedsadresse i Norge
Hver person telles bare én gang i organisasjonen, selv om vedkommende er med i flere lokallag. For familiemedlemskap har retningslinjene egne regler for kontingent, men hvert familiemedlem telles som person.
Det betyr at «aktivt medlem» i registeret ikke er det samme som tellende medlem. En 27-åring, et medlem som betalte i januar året etter, eller en forelder som er registrert som kontakt, teller ikke.
Feltene registeret må ha
| Felt | Brukes til |
|---|---|
| Navn | Identifisere personen |
| Bostedsadresse | Kravet om adresse i Norge |
| Fødselsår eller fødselsdato | Aldersgrensen |
| Lokallag | Fordeling på tellende lokallag |
| Kontingent for grunnlagsåret, med betalingsdato | Betalt innen fristen |
| Innmeldingsmåte | Dokumentere individuell innmelding |
Retningslinjene krever at organisasjonen har et sentralt medlemsregister med slike opplysninger per 31. desember i grunnlagsåret. Et register der lokallagene har hver sin liste, gjør dette til et skippertak hver vinter.
Betalingen må kunne spores til hvert enkelt medlem. En samlet overføring fra et lokallag uten medlemsliste er ikke nok. Når lokallagene krever inn kontingent selv, må de sende en signert medlemsliste til sentralleddet. Se KID og kontingent for hvordan innbetalinger kobles til personer.
Tellende lokallag
Et lokallag teller bare når det oppfyller egne krav. I gjeldende retningslinjer er det blant annet et minimum antall tellende medlemmer, gjeldende vedtekter, et eget styre valgt av og blant medlemmene, minst én medlemsrettet aktivitet utover årsmøte og styremøter, egen økonomi og en årsrapport til sentralleddet.
Registeret kan ikke avgjøre alt dette, men det kan vise det som avhenger av medlemsdata:
- antall tellende medlemmer per lokallag per 31. desember
- styremedlemmer per lokallag, med valgdato
- lokallag som har levert årsrapport
Fiktivt eksempel: En organisasjon har 14 lokallag. Uttrekket viser at to lokallag har for få tellende medlemmer fordi flere medlemmer har passert aldersgrensen, og ett har ikke valgt nytt styre. Organisasjonen ser dette i oktober, ikke ved søknadsfristen, og kan følge opp lokallagene mens det fortsatt er tid. Strukturen bak lokallagene er beskrevet i lag, avdelinger og lokallag.
Kontroller i løpet av høsten
| Kontroll | Hva den finner |
|---|---|
| Medlemmer uten fødselsår | Kan ikke vurderes mot aldersgrensen |
| Medlemmer uten norsk bostedsadresse | Faller utenfor |
| Innmeldt, men ikke betalt | Må følges opp før årsskiftet |
| Samme person i flere lokallag | Skal telles én gang |
| Lokallag nær minimumsgrensen | Kan miste status ved få utmeldinger |
Påminnelser om ubetalt kontingent bør sendes i god tid før 31. desember, fordi kontingent betalt etter fristen ikke teller for grunnlagsåret. Purring av kontingent har en rutine.
Dokumentasjon og kontroll fra LNU
LNU kan be om ytterligere dokumentasjon, gjennomføre kontrollbesøk og kreve revisorattestasjon hvis tallene er usikre. Retningslinjene krever også at dokumentasjonen oppbevares i flere år. Lagre derfor for hvert grunnlagsår:
- uttrekket av tellende medlemmer per lokallag, med dato
- grunnlaget for betalt kontingent per medlem
- lokallagenes årsrapporter og signerte medlemslister
- en kort beskrivelse av filtrene som ga tallene
Neste generalsekretær eller organisasjonskonsulent kan da svare på en kontroll om et grunnlagsår de selv ikke var med på. Revisjonsspor for medlemsdata og rapportering av medlemstall viser hvordan sporet kan bygges.
Vil dere ha et sentralt register der tellende medlemmer og lokallag kan tas ut per 31. desember, kan dere komme i gang med Vele.