Ubetalt kontingent skyldes som oftest at noen har glemt det, ikke at de nekter. Purring av kontingent bør derfor starte vennlig og bli strengere bare når det er nødvendig. Samtidig er kontingenten et vanlig pengekrav. Foreningen har de samme mulighetene, og de samme begrensningene, som andre som krever penger.
Kontroller før du purrer
Den verste purringen er den som går til et medlem som har betalt. Før hver runde:
- Fordel alle innbetalinger som er kommet inn, også dem uten KID.
- Se gjennom ufordelte innbetalinger og finn dem som kan høre til forfalte krav.
- Fjern krav med avtalt utsettelse, vedtatt fritak eller utmelding før kravdato.
- Kontroller at familier som betaler samlet, ikke står med ubetalte krav for søsken.
Betalingsstatus per medlem forklarer hvilke statuser som skal gi påminnelse. Det som står igjen etter kontrollen, er de kravene som faktisk skal følges opp.
En trapp i tre trinn
| Trinn | Når | Innhold | Kanal |
|---|---|---|---|
| 1. Påminnelse | 7–14 dager etter forfall | Vennlig, med beløp, KID og betalingslenke | E-post |
| 2. Ny påminnelse | 2–4 uker senere | Kort, med ny frist og hva som skjer hvis ikke | E-post og SMS |
| 3. Beslutning | Etter ny frist | Styret velger: avslutte medlemskapet, gi utsettelse eller kreve inn formelt | Brev eller e-post |
Tidspunktene er forslag. Det viktige er at de er bestemt på forhånd og gjelder for alle. Da er purringen en rutine, ikke en personlig sak mellom kasserer og medlem.
Tekster som fungerer
Trinn 1: «Hei Kari! Vi ser ikke at kontingenten på 600 kroner for medlemsåret er betalt. Kanskje den har glippet? Du kan betale med lenken under, eller med KID 01042076. Har du allerede betalt, svar gjerne på denne e-posten, så finner vi betalingen.»
Trinn 2: «Kontingenten på 600 kroner er fortsatt ikke registrert. Ny frist er 15. mars. Hvis du ikke ønsker å fortsette som medlem, kan du svare på denne e-posten, så melder vi deg ut.»
Det siste tilbudet er viktig. Mange som ikke betaler, vil egentlig slutte. Gjør det lett å si det.
Hva foreningen ikke kan gjøre
- Ikke kreve purregebyr som ikke er avtalt. Gebyr for påminnelser forutsetter at det er avtalt på forhånd, for eksempel i medlemsvilkårene, og er begrenset av regelverket. Uten slik avtale kan foreningen ikke legge til et gebyr fordi kasserer har hatt ekstra arbeid.
- Ikke henge ut medlemmer. En liste over hvem som ikke har betalt, skal ikke deles i en gruppechat, på et oppslag eller i et nyhetsbrev. Betalingsstatus er personopplysninger; se personvern i medlemslisten.
- Ikke bruke konsekvenser vedtektene ikke har. Utestengelse fra aktivitet, tap av stemmerett eller stryking må ha grunnlag i vedtektene eller et gyldig vedtak.
- Ikke true med inkasso uten å mene det. Et varsel om inkasso som ikke følges opp, svekker neste purring.
Formell innkreving
Kontingent er et sivilrettslig krav. Vil foreningen kreve det inn formelt, gjelder inkassoloven. Før et krav kan sendes til inkasso, må skyldneren ha fått en skriftlig betalingsoppfordring med en frist etter lovens regler, og loven setter grenser for hvilke kostnader som kan kreves. Foreningen kan også kreve forsinkelsesrente fra forfall etter forsinkelsesrenteloven. Satsen fastsettes av myndighetene og endres jevnlig.
I praksis er formell innkreving sjelden verdt det for en årskontingent. Kostnaden for foreningen og belastningen på forholdet er ofte større enn beløpet. Det er mer vanlig at styret avslutter medlemskapet etter vedtektene og lar kravet falle. Bestem prinsippet i styret, slik at det ikke avgjøres sak for sak.
Når medlemskapet skal avsluttes
Mange vedtekter sier at et medlem som ikke betaler kontingent etter purring, kan strykes. Gjør det på en fast dato og med en siste melding: «Siden kontingenten ikke er betalt, er medlemskapet ditt avsluttet fra 1. april. Du er velkommen tilbake når som helst.» Registrer statusen strøket for manglende betaling med dato, ikke slett personen. Det gir riktige tall for frafall, og en ny innmelding kan kobles til historikken. Utmelding og passive medlemmer viser statusene.
For idrettslag i NIF gjelder egne regler for når medlemskap er gyldig og når det kan avsluttes; se medlemskontingent i idrettslag.
Når noen ikke har råd
Noen betaler ikke fordi de ikke kan. Det tredje trinnet bør derfor også nevne at medlemmet kan ta kontakt om utsettelse eller redusert sats. La én person i styret ta slike henvendelser, og registrer beslutningen som avtalt utsettelse eller fritak uten å skrive begrunnelsen i et felt mange kan se. Fritak og rabatter på kontingent har eksempler på regler.
Hva styret bør få se
Styret trenger ikke navn, men tall: antall og beløp forfalt per trinn, hvor mange som har betalt etter hver påminnelse, og hvor mange som er strøket. Ubetalt kontingent og betalingsoppfølging for styret har rapportmalene.
Vil dere sende påminnelser bare til dem som faktisk mangler betaling, etter en fast trapp, kan dere komme i gang med Vele.