«Har hun betalt?» er spørsmålet kasserer får oftest. Betalingsstatus per medlem gjør at svaret står i registeret i stedet for i kasserers hode. Det krever to ting: et fast sett statuser med klar betydning, og at statusen endres av hendelser – en innbetaling, en kreditering, et vedtak om fritak – og ikke av at noen skriver «OK» i en kolonne.
Statusene et kontingentkrav trenger
Hold settet lite. Hver status bør svare på ett spørsmål: trenger dette kravet oppfølging?
| Status | Betyr | Neste handling |
|---|---|---|
| Ikke forfalt | Krav er sendt, fristen er ikke passert | Ingen |
| Betalt | Innbetaling fordelt, beløpet dekker kravet | Ingen |
| Delvis betalt | Innbetaling fordelt, men lavere enn kravet | Vurder påminnelse om resten |
| Forfalt | Fristen er passert uten fordelt betaling | Påminnelse etter rutine |
| Avtalt utsettelse | Styret har gitt ny frist | Følg ny frist |
| Fritatt | Vedtak om fritak for perioden | Ingen, telles separat |
| Kreditert | Kravet er annullert, for eksempel feil sats | Eventuelt nytt krav |
Legg merke til hva som mangler: «purret», «sendt til inkasso» og «sagt opp» er ikke betalingsstatuser, men hendelser. Registrer dem som historikk på kravet, slik at statusen fortsatt svarer på om kravet er oppgjort.
Statusen må følge pengene
En status som settes for hånd, blir feil så fort to personer jobber med betaling. La statusen endres av det som faktisk har skjedd:
- innbetaling fordelt på kravet → betalt eller delvis betalt
- fristen passert → forfalt, hvis ingen betaling er fordelt
- kreditnota eller annullering → kreditert
- styrevedtak → fritatt eller avtalt utsettelse, med dato og hvem som vedtok
Det betyr også at en innbetaling som ikke er fordelt ennå, ikke gjør kravet betalt. Den ligger som ufordelt til noen har koblet den. Ellers kan to medlemmer få status betalt for samme penger. KID-matching forklarer hvordan de fleste innbetalinger kobles automatisk.
Medlem, kravperiode og status
Status hører til kravet, ikke til personen. Et medlem kan ha betalt årets kontingent, men ha en åpen treningsavgift og et gammelt krav fra i fjor. Hvis registeret bare har én kolonne «betalt ja/nei», går dette tapt.
Fiktivt eksempel: Kari har tre krav.
| Krav | Beløp | Status |
|---|---|---|
| Kontingent forrige periode | 600 kr | Betalt |
| Kontingent denne perioden | 600 kr | Delvis betalt, 300 kr igjen |
| Treningsavgift høst | 1 200 kr | Ikke forfalt |
Spør styret «har Kari betalt?», er svaret «300 kroner gjenstår på kontingenten, treningsavgiften er ikke forfalt». Det er et svar man kan handle på.
Hvem skal se hva?
- Medlemmet bør se egne krav, status og kvitteringer, gjerne på Min side for medlemmer. Det fjerner mange av spørsmålene til kasserer.
- Kasserer trenger alle krav med status, ufordelte innbetalinger og historikk.
- Styret trenger summer per status, ikke navnelister. Antall og beløp forfalt er nok til styremøtet.
- Gruppeledere trenger som regel ikke betalingsstatus. Om laget har regler om at ubetalt kontingent stopper deltakelse, kan det være nok at lederen ser «ikke klarert» uten beløp.
Betalingsopplysninger er personopplysninger, og at noen ikke har betalt kan være sensitivt for den enkelte. Begrens innsynet etter rolle; se tilgangsstyring i medlemssystem.
Når status og bank ikke stemmer
Sum av betalte og delvis betalte beløp pluss ufordelte innbetalinger skal være lik det banken har mottatt for kontingent i perioden. Gjør kontrollen før påminnelser sendes, og før tallene går til styret. Er det avvik, er det nesten alltid én av disse:
- en innbetaling er fordelt på feil krav
- en manuell betaling er registrert, men ikke i banken ennå, eller omvendt
- et krav er kreditert uten at innbetalingen er flyttet
- en tilbakebetaling er gjort fra banken, men ikke registrert på kravet
Avstemming av kontingent har fremgangsmåten. Når statusen er riktig, er neste steg purring av kontingent for kravene som faktisk står som forfalt.
Vil dere at betalingsstatus skal oppdateres av innbetalingene og ikke av hånd, kan dere komme i gang med Vele.