Medlemskategorier blir ofte innført én om gangen: først ordinær, så student, så noen æresmedlemmer, så støttemedlemmer fordi noen ville bidra uten å delta. Etter noen år har registeret ti kategorier, og ingen vet lenger om et støttemedlem har stemmerett. En kategori er nyttig bare når den har klare regler. Hver kategori bør svare på tre spørsmål: Hva betaler medlemmet? Har medlemmet stemmerett? Teller medlemmet i rapportene?
Vanlige kategorier og hva de betyr
| Kategori | Typisk betydning | Kontingent | Stemmerett | Telles som medlem |
|---|---|---|---|---|
| Ordinær | Fullt medlem | Full sats | Ja, etter vedtektene | Ja |
| Student eller ungdom | Fullt medlem med redusert sats | Redusert | Ja, etter vedtektene | Ja |
| Familie | Personlig medlemskap i en familiegruppe | Familiepris | Per person | Ja, per person |
| Støttemedlem | Bidrar økonomisk, deltar ikke | Egen sats | Ofte nei | Avhenger av ordning |
| Æresmedlem | Utnevnt for innsats | Ofte fritatt | Ja | Avklar per ordning |
| Livsvarig | Har betalt én gang for hele livet | Ingen årlig | Ja | Avklar per ordning |
| Passiv | Ønsker å stå tilknyttet uten aktivitet | Redusert eller ingen | Etter vedtektene | Avhenger av betaling |
Tabellen viser vanlige valg, ikke regler. Det er vedtektene som avgjør stemmerett, og satsvedtaket som avgjør kontingenten. Kolonnen «telles som medlem» avhenger av hvem som teller: støtteordninger som Frifond og idrettsregistreringen har egne definisjoner, se rapportering av medlemstall.
Kategori er ikke det samme som status eller gruppe
Det vanligste rotet i registeret er at én kolonne prøver å si tre ting:
- Kategori sier hva slags medlemskap personen har: ordinær, student, æresmedlem.
- Status sier hvor i livsløpet medlemskapet er: innmeldt, aktiv, utmeldt, strøket.
- Gruppe sier hvor personen deltar: juniorgruppen, sopranene, lokallag Nord.
«Utmeldt» er derfor ikke en kategori, og «fotball» er ikke en kategori. Når de tre holdes adskilt, kan dere svare på spørsmål som «hvor mange studentmedlemmer i juniorgruppen har betalt?». Utmelding og passive medlemmer forklarer statusene.
Regler for å bytte kategori
En kategori som avhenger av livssituasjon, må ha en regel for når den slutter å gjelde.
| Kategori | Hva utløser bytte | Hvordan dere kontrollerer |
|---|---|---|
| Student | Avsluttet studium | Ny bekreftelse før hvert kontingentløp |
| Ungdom eller barn | Alder | Fødselsdato og skjæringsdato; se aldersstyrt kontingent |
| Familie | Barn passerer aldersgrensen, samlivsbrudd | Årlig gjennomgang; se familiemedlemskap |
| Æresmedlem, livsvarig | Normalt ingen | Vedtak med dato |
| Passiv | Medlemmet ber om å bli aktiv igjen | Endring på forespørsel |
Bytt kategori med dato, slik at historikken viser at Ola var student i tre år og ordinær etterpå. Det trengs for å forklare gamle kontingentkrav og for å telle riktig per kategori bakover i tid.
Fiktivt eksempel: En forening har 60 studentmedlemmer. Ved forrige kontingentløp ba kasserer alle bekrefte studiestatus innen en frist. 14 svarte ikke og fikk ordinær sats med beskjed om at de kunne sende bekreftelse. 9 sendte bekreftelse og fikk kreditert differansen. Rutinen tok én e-post og ni krediteringer, mot en uoversiktlig blanding av studenter som hadde vært studenter i ti år.
Kategorier med fritak
Æresmedlemmer og livsvarige betaler som regel ikke årlig kontingent. Registrer det som et fritak med vedtak, ikke som et krav på null kroner eller en kategori uten krav. Da kan styret se hvor mange som er fritatt, og hvorfor. For idrettslag i NIF må fritak og rabatter vurderes opp mot reglene om minstesats; se medlemskontingent i idrettslag. Fritak og rabatter på kontingent har flere eksempler.
Hvor mange kategorier trenger dere?
Færre enn dere tror. En god test: hvis to kategorier har samme sats, samme stemmerett og samme rapportering, er det én kategori. Forskjellen er kanskje en gruppe eller en merknad. Slå dem sammen før neste kontingentløp, og flytt eventuell tilleggsinformasjon til et eget felt.
Før dere innfører en ny kategori, svar skriftlig på:
- Hvilken sats gjelder, og hvem har vedtatt den?
- Har kategorien stemmerett etter vedtektene?
- Hva skal til for å komme inn og ut av kategorien?
- Hvordan skal kategorien telles i årsmeldingen og i søknader?
Kategorier i innmeldingen
La ikke det nye medlemmet velge fritt mellom alle kategorier. Vis bare kategoriene som kan velges ved innmelding, og la regler sette resten: alder styrer barn og ungdom, vedtak styrer æresmedlem. Innmelding på nett viser hvordan skjemaet kan bygges.
Vil dere ha medlemskategorier med faste regler for sats, stemmerett og bytte, kan dere komme i gang med Vele.