Grasrotandelen og medlemsdata
Skill medlemsdata og støttespillerdata uten å miste totalbildet.
Skill medlemsdata og støttespillerdata uten å miste totalbildet. Grasrotandelen kan gi nyttige inntekter, men støttespillere og medlemmer bør ikke blandes ukritisk i samme medlemsliste.
Hva bør holdes adskilt?
- medlemmer som har rettigheter, kontingent og eventuell stemmerett
- støttespillere som gir via Grasrotandelen uten å være medlemmer
- betalere, foresatte og kontaktpersoner som ikke nødvendigvis er medlemmer
- kommunikasjon som gjelder medlemskap, støtte eller begge deler
Når dette blir viktig
Dette blir viktig når styret vil forstå inntekter og relasjoner uten å blåse opp medlemstallet. En støttespiller kan være verdifull for organisasjonen, men skal ikke automatisk telle som medlem i rapporter, årsmøte eller kontingentløp.
Se også medlemskategorier hvis dere trenger tydeligere skille mellom ulike typer tilknytning.
Data som bør avklares
| Område | Hva du bør se etter |
|---|---|
| Status | Er personen medlem, støttespiller, betaler eller kontaktperson? |
| Samtykke | Kan dere kontakte støttespilleren, og om hva? |
| Inntekt | Hvilke inntekter kommer fra kontingent, og hvilke kommer fra støtte? |
| Rapportering | Hvilke personer skal telle i medlemstall og årsmøtegrunnlag? |
Slik holder dere oversikten ryddig
- Definer hvilke kategorier som er medlemskap og hvilke som er støtte.
- Skill kontingentinntekter fra støtteinntekter i rapporter.
- Ikke legg støttespillere inn som aktive medlemmer for enkelhets skyld.
- Dokumenter samtykke og kommunikasjon for ikke-medlemmer.
- Kontroller tallene før årsmøte, støtteordninger og styreoverlevering.
Feil som gir uklare tall
- å telle støttespillere som medlemmer
- å sende medlemskommunikasjon til personer uten riktig samtykke
- å blande kontingent og støtte i samme rapport
- å mangle forklaring på hvem som har stemmerett
- å rydde kategorier først når rapporten skal leveres
Tall styret bør se hver for seg
| Område | Hva du bør se etter |
|---|---|
| Medlemmer | Hvor mange aktive medlemmer teller i perioden? |
| Støttespillere | Hvor mange støtter uten å være medlem? |
| Kontingent | Hva kommer fra medlemskrav og betaling? |
| Støtte | Hva kommer fra Grasrotandelen eller andre støtteordninger? |
Eksempel fra styrearbeidet
Hvis en lokalforening har 300 medlemmer og mange støttespillere gjennom Grasrotandelen, bør styret kunne se begge deler uten å blande dem. Medlemstall brukes til drift, kontingent og rettigheter. Støttespillere kan være relevante for kommunikasjon og inntektsarbeid, men de må ha egen status.
Da blir rapportene mer troverdige. Styret kan forklare utviklingen i medlemskap og støtte hver for seg, og slipper å rydde opp i uklare kategorier rett før fristen.
Slik henger det sammen i Vele
Vele bør la styret skille medlemskap, støtte, betaling og kommunikasjon uten parallelle lister. Da kan Grasrotandelen følges opp uten at medlemsregisteret mister presisjon.
For nærliggende temaer kan du lese videre om Rapportering av medlemstall , Kommunikasjon med medlemmer , Medlemskategorier: aktiv, støtte, æresmedlem og mer og Styreoversikt over medlemstall .
Sjekkliste for styret
- Teller dere bare faktiske medlemmer som medlemmer?
- Har støttespillere egen status eller kategori?
- Skilles kontingentinntekt fra støtteinntekt?
- Har dere samtykke til relevant kommunikasjon?
- Kan tallene forklares ved årsmøte eller styrebytte?
Spørsmål styret bør stille
Før dere velger løsning eller rutine, bør styret stille noen konkrete spørsmål:
- Hvem er medlem, og hvem er bare støttespiller?
- Hvordan ønsker vi å følge opp støttespillere uten å forstyrre medlemsdata?
- Hvilke rapporter trenger kasserer og styret?
- Hvilke kategorier skaper uklarhet i dag?
Svarene gjør Grasrotandelen lettere å følge opp uten at medlemsregisteret blir en blanding av medlemmer, givere og kontaktpersoner.
Neste steg
Hvis dere vurderer Vele som medlemssystem, kan dere registrere interesse . Da kan vi se på medlemsmodellen deres, hvilke kontingentregler dere har, og hvilke rapporter styret faktisk trenger.