Grasrotandelen og medlemsdata

Grasrotandelen er ikke en kilde til medlems- eller kontaktdata. Ordningen kan gi organisasjonen inntekter og samlet statistikk, men den gir ikke i seg selv rett til å opprette personprofiler eller kontakte spillere som har valgt mottakeren. Se Norsk Tippings informasjon om Grasrotandelen .

Hold derfor ordningens inntekter og offentlige samletall adskilt fra medlemsregisteret. En person som på eget initiativ registrerer seg som støttespiller direkte hos organisasjonen, kan følges opp etter et tydelig formål og gyldig behandlingsgrunnlag.

Hva bør holdes adskilt?

• medlemmer som har rettigheter, kontingent og eventuell stemmerett
• samlet statistikk og inntekter fra Grasrotandelen
• personer som selv har registrert en støtterelasjon hos organisasjonen
• betalere, foresatte og kontaktpersoner som ikke nødvendigvis er medlemmer
• kommunikasjon som gjelder medlemskap, støtte eller begge deler

Når dette blir viktig

Dette blir viktig når styret vil forstå inntekter og relasjoner uten å blåse opp medlemstallet. En støttespiller kan være verdifull for organisasjonen, men skal ikke automatisk telle som medlem i rapporter, årsmøte eller kontingentløp.

Se også medlemskategorier hvis dere trenger tydeligere skille mellom ulike typer tilknytning.

Data som bør avklares

Slik holder dere oversikten ryddig

1. Før Grasrotandelen som egen inntektskilde og bruk bare tilgjengelige samletall.
2. Skill kontingentinntekter fra støtteinntekter i rapporter.
3. Ikke opprett støttespillerprofiler fra Grasrotandelen.
4. Dokumenter formål og behandlingsgrunnlag for personer som registrerer seg direkte.
5. Kontroller tallene før årsmøte, støtteordninger og styreoverlevering.

Feil som gir uklare tall

• å telle støttespillere som medlemmer
• å anta at ordningen gir identitet eller kontaktrett til grasrotgivere
• å sende medlemskommunikasjon til registrerte støttespillere uten gyldig grunnlag
• å blande kontingent og støtte i samme rapport
• å mangle forklaring på hvem som har stemmerett
• å rydde kategorier først når rapporten skal leveres

Tall styret bør se hver for seg

Eksempel fra styrearbeidet

Hvis en lokalforening har 300 medlemmer og mottar inntekter gjennom Grasrotandelen, bør styret kunne se begge deler uten å blande dem. Medlemstall brukes til drift, kontingent og rettigheter. Grasrotinntekter følges som samlet økonomi. Eventuelle støttespillere organisasjonen selv har registrert, må ha en separat og dokumentert relasjon.

Da blir rapportene mer troverdige. Styret kan forklare utviklingen i medlemskap og støtte hver for seg, og slipper å rydde opp i uklare kategorier rett før fristen.

Slik henger det sammen i Vele

Vele bør la styret skille medlemskap, direkte registrerte støtterelasjoner, betaling og samlet støtteinntekt. Systemet bør ikke gi inntrykk av at Grasrotandelen leverer persondata som kan importeres eller brukes til kommunikasjon.

For nærliggende temaer kan du lese videre om Rapportering av medlemstall , Kommunikasjon med medlemmer , Medlemskategorier: aktiv, støtte, æresmedlem og mer og Styreoversikt over medlemstall .

Sjekkliste for styret

• Teller dere bare faktiske medlemmer som medlemmer?
• Lagrer dere bare personer som har registrert seg direkte hos organisasjonen?
• Skilles kontingentinntekt fra støtteinntekt?
• Har dere dokumentert grunnlag for relevant kommunikasjon?
• Kan tallene forklares ved årsmøte eller styrebytte?

Spørsmål styret bør stille

Før dere velger løsning eller rutine, bør styret stille noen konkrete spørsmål:

• Hvem er medlem, og hvem er bare støttespiller?
• Hvordan følger vi samlet grasrotinntekt uten å gjøre den om til persondata?
• Hvilke rapporter trenger kasserer og styret?
• Hvilke kategorier skaper uklarhet i dag?

Svarene gjør Grasrotandelen lettere å følge opp uten at medlemsregisteret blir en blanding av medlemmer, givere og kontaktpersoner.

Neste steg

Hvis dere vurderer Vele som medlemssystem, kan dere registrere interesse . Da kan vi se på medlemsmodellen deres, hvilke kontingentregler dere har, og hvilke rapporter styret faktisk trenger.