Det finnes ingen meningsfull standardpris på et medlemssystem uten å kjenne antall medlemmer, moduler, betalingsvolum, meldingsbruk, supportbehov og overgangsarbeid. Be derfor hver leverandør om to sammenlignbare totaler: kostnad i første avtaleår og kostnad i et normalt driftsår.
Denne prisguiden viser en beregningsmetode, ikke en markedspris eller et bindende tilbud fra Vele.
Kostnader som må inn i sammenligningen
| Kostnad | Spør leverandøren om |
|---|---|
| Oppstart | Etablering, datavask, import, opplæring og konfigurering |
| Abonnement | Fastpris, pris per medlem, minimumspris og inkluderte moduler |
| Betaling | Transaksjonsgebyr, betalingsmetoder, refusjoner og avstemming |
| Kommunikasjon | Pris for SMS, e-postvolum og eventuelle avsenderkostnader |
| Support | Inkluderte timer, responstid og pris på ekstra hjelp |
| Endringer | Kostnad ved nye lokallag, integrasjoner eller medlemsvekst |
| Avslutning | Oppsigelsestid, full eksport, filformat og hjelp ved flytting |
Bruk samme forutsetninger hos alle leverandører. Hvis én pris bygger på 500 medlemmer og en annen på 800, er totalsummene ikke sammenlignbare.
Enkel modell for total kostnad
Første år = oppstart + abonnement + brukskostnader + intern arbeidstid
Normalår = abonnement + brukskostnader + support + intern arbeidstid
Sett en realistisk intern timekostnad, selv om arbeidet gjøres frivillig. Tid brukt på dubletter, manuell purring, avstemming og rapportering har en alternativkostnad og påvirker hvor lett neste styre kan overta.
Regneeksempel
Fiktivt eksempel med runde tall for en forening med 500 medlemmer, 2 kontingentløp i året og en intern timekostnad satt til 300 kroner:
| Post | Løsning A | Løsning B |
|---|---|---|
| Oppstart og import | 0 kr | 8 000 kr |
| Abonnement per år | 6 000 kr | 12 000 kr |
| Betalingsgebyrer per år | 7 500 kr | 5 000 kr |
| SMS per år | 1 000 kr | 1 000 kr |
| Intern tid: 80 t (A) / 30 t (B) | 24 000 kr | 9 000 kr |
| Første år | 38 500 kr | 35 000 kr |
| Normalår | 38 500 kr | 27 000 kr |
Løsning A har lavest abonnementspris, men krever mer manuell matching og purring. Det er forutsetningen om intern tid som avgjør, og den er usikker. Be derfor leverandøren vise de arbeidsoppgavene som skal spare tid, i stedet for å regne med en besparelse dere ikke har sett. Sjekklisten for valg av medlemssystem har testcasene som viser det.
Pris per medlem eller fastpris?
Pris per medlem er forutsigbar for små foreninger, men stiger med medlemsveksten. Fastpris passer når medlemstallet er stabilt. Kontroller tre ting i begge modeller:
- hva som regnes som et «medlem»: alle i registeret, eller bare betalende?
- om foresatte, kontaktpersoner og utmeldte teller med
- om det er en minimumspris som gjør at små foreninger betaler mer enn regnestykket tilsier
Medlemssystem pris per medlem går gjennom modellen i detalj.
Kostnader som ofte blir oversett
- Betalingsgebyrer fra betalingsleverandøren kommer i tillegg til systemets pris og avhenger av antall transaksjoner og betalingsmåte.
- Bankavtaler for KID, eFaktura og AvtaleGiro faktureres av banken, ikke av systemleverandøren.
- Indeksregulering kan øke abonnementet hvert år; spør om grunnlaget.
- Integrasjoner mot regnskap eller andre systemer kan koste ved oppsett og ved endringer.
- Bytte senere: en løsning uten fullstendig eksport gjør neste overgang dyrere.
Be om å få prisforutsetningene skriftlig: medlemstall, avtaleperiode, indeksregulering, inkluderte funksjoner og hvilke gebyrer som faktureres av andre. Da kan styret kontrollere tilbudet senere.
Hva styret bør legge frem for årsmøtet
Hvis kostnaden skal inn i budsjettet, legg frem totalen for første år og normalår, hvilke forutsetninger den bygger på, og hvilke manuelle oppgaver som forsvinner. Et system som koster mer i abonnement, kan ha lavere totalkostnad hvis det fjerner mye manuelt arbeid. Det motsatte gjelder også: funksjoner uten et konkret bruksbehov gir ingen dokumentert gevinst. Budsjett og kontingent viser hvordan kostnaden kan påvirke kontingentsatsen.
Vil dere ha et konkret pristilbud basert på medlemstallet og betalingsmåtene deres, kan dere komme i gang med Vele.