Finn svaret du trenger
Vipps kan være en betalingsmåte for medlemskontingent, men betalingen må fremdeles kobles til riktig medlem, periode og krav. At pengene har kommet inn, forteller ikke alene om det gjelder et barn, en foresatt, flere medlemmer eller en annen aktivitet.
Hvilken Vipps-løsning passer oppgaven?
Vipps MobilePay beskriver betalingslenker som et alternativ for enkeltbetalinger, blant annet kontingent. Faste betalinger gjelder tilbakevendende betaling etter at kunden har godkjent en avtale. Hvilken løsning medlemssystemet støtter, må avklares med leverandøren.
| Behov | Hva dere bør undersøke |
|---|---|
| Enkel årlig innkreving | Kan lenken knyttes til rett person og medlemsår? |
| Tilbakevendende medlemsbetaling | Hvordan opprettes, endres og avsluttes betalingsavtalen? |
| Flere medlemmer med samme betaler | Bevares status på hvert krav etter samlet betaling? |
| Betaling inne i medlemssystem | Hvilken status mottas ved fullføring, feil eller refusjon? |
For NIF-idrettslag er dette også et regelverksspørsmål. Kontingenten må håndteres gjennom klubbens medlemssystem etter gjeldende krav. Se kontingent i idrettslag før dere setter opp en separat løsning.
Et eksempel med én betaler og to medlemskrav
To medlemmer skylder 600 og 300 kroner. Foresatte betaler 900 kroner samlet. Kasserer må registrere koblingen mellom den ene betalingen og de to kravene. Begge kan da stå som betalt, uten at foresatte feilaktig telles som et tredje medlem.
Hvis betalingen bare er 750 kroner, må dere avklare fordelingen. Ikke merk begge som betalt fordi navnet på betaler er kjent. Bruk rutinen for fellesbetaling for å bevare restbeløpet og dokumentasjonen.
Oppgjør til bank er ikke det samme som medlemsbetaling
Flere medlemsbetalinger kan inngå i et oppgjør. Gebyrer, refusjoner og tidspunkt kan gjøre bankbeløpet forskjellig fra summen av krav dere nettopp har sendt. Vipps MobilePays veiledning til oppgjørsrapporten forklarer rapportens hendelser og hvordan utbetalingene avstemmes.
Et fiktivt eksempel: Ti krav på 600 kroner er betalt, totalt 6 000 kroner. Hvis et oppgjør i eksemplet har 150 kroner i gebyr og ingen andre bevegelser, får banken 5 850 kroner. Medlemmene har likevel betalt 6 000 kroner. De 150 kronene skal ikke stå som medlemsrestanser. Gebyret er kun et regneeksempel og er ikke en oppgitt Vipps-pris.
Kontroller gjeldende priser hos Vipps MobilePay og eventuelle leverandørtillegg i tilbudet dere faktisk har.
Før dere purrer
- Kontroller at betalte transaksjoner frem til valgt dato er oppdatert.
- Undersøk betalinger uten sikker kobling til et medlemskrav.
- Fordel familiebetalinger og delbetalinger på riktige krav.
- Skill gebyrer og refusjoner fra utestående medlemsbeløp.
- Lag oppfølgingslisten fra de kontrollerte restene.
En vellykket betaling i appen er ikke dokumentasjon på at alle medlemssystemer automatisk oppdateres. Test hele kjeden med leverandøren. Avklar hvilken betalingsløsning som inngår i deres oppsett.
Se betalingsoppfølging for styret for en avstemt rapport, og kontingent i forening for arbeidet før kravene sendes.
Faglig gjennomgått: