eFaktura og AvtaleGiro er to bankbaserte måter å kreve inn kontingent på. De blandes ofte sammen, men de løser forskjellige ting: eFaktura gjør at kravet kommer rett inn i medlemmets nettbank, AvtaleGiro gjør at det blir betalt automatisk på forfall. Mange foreninger tilbyr begge, fordi de virker best sammen.
Forskjellen i én tabell
| eFaktura | AvtaleGiro | |
|---|---|---|
| Hva skjer | Kravet vises i nettbanken med beløp, forfall og KID | Banken trekker beløpet fra medlemmets konto på forfall |
| Medlemmet må | Takke ja til eFaktura fra foreningen, eller til alle eFakturaer | Opprette en avtale med beløpsgrense |
| Betaling | Medlemmet godkjenner hver faktura | Automatisk, med mindre medlemmet stopper trekket |
| Passer for | Alle som bruker nettbank | Medlemmer som betaler samme krav hvert år eller hver måned |
| Foreningen trenger | Avtale om eFaktura med banken | Avtale om AvtaleGiro med banken |
Begge bruker KID, så innbetalingene kan matches automatisk mot krav. Se KID og kontingent for oppbygging og matching.
Hva medlemmet gjør
eFaktura: Medlemmet takker ja i nettbanken. Mange har allerede takket ja til eFaktura fra alle avsendere. Da får de foreningens krav i nettbanken uten å gjøre noe, så lenge foreningen sender eFaktura og kan identifisere mottakeren.
AvtaleGiro: Medlemmet oppretter avtalen i nettbanken eller via en lenke fra foreningen og setter en beløpsgrense per trekk. Er kravet høyere enn grensen, blir det ikke trukket. Medlemmet kan stoppe et enkelt trekk i nettbanken før forfall, og kan si opp avtalen når som helst.
Beløpsgrensen er det som oftest skaper problemer. Øker kontingenten, eller går et barn over i voksensats, kan kravet passere grensen. Gi beskjed i god tid når beløpet endres, og be medlemmet øke grensen.
Hva foreningen må ha på plass
- Avtale med banken om eFaktura og/eller AvtaleGiro, knyttet til kontoen kontingenten betales til. Pris og oppsett får dere fra egen bank.
- Et system som lager kravfiler med KID, beløp og forfall og sender dem til banken. For AvtaleGiro må kravet sendes inn en viss tid før forfall, slik at banken rekker å varsle og trekke.
- Oversikt over hvem som har avtale. Registeret må vite hvilke medlemmer som har AvtaleGiro, slik at de ikke også får vanlig faktura og betaler to ganger.
- En rutine for avviste trekk, for eksempel når beløpet er over grensen eller kontoen mangler dekning.
Når lønner det seg?
Faste avtaler koster noe å sette opp og har gjerne transaksjonskostnader. De lønner seg når de fjerner manuelt arbeid. Et grovt regnestykke:
Fiktivt eksempel: En forening med 600 medlemmer sender faktura på e-post. 15 prosent betaler ikke innen fristen, og hver påminnelse tar kasserer i snitt fem minutter når feilbetalinger og spørsmål regnes med. Det er 90 påminnelser og 7,5 timer per kontingentløp. Hvis halvparten av medlemmene går over til AvtaleGiro, og de nesten aldri trenger påminnelse, faller påminnelsene merkbart.
Det er ingen garanti; det avhenger av hvem som tar i bruk avtalen. Men tre typer foreninger har mest å hente:
- foreninger med månedlig eller kvartalsvis kontingent, der hvert medlem har mange krav i året
- foreninger med mange eldre medlemmer som foretrekker nettbank fremfor betalingslenker
- foreninger der frafall skyldes glemte betalinger mer enn at folk vil slutte
For en liten forening med årlig kontingent og høy betalingsgrad kan en betalingslenke eller Vipps være nok.
Kombiner kanalene uten dobbeltbetaling
Mange foreninger tilbyr eFaktura, AvtaleGiro, Vipps og vanlig faktura samtidig. Det fungerer når hvert krav har én KID og alle kanaler peker til samme krav. Da blir en betaling i én kanal registrert på kravet, og påminnelser i andre kanaler stopper. Hvis kanalene har hver sin liste, kan et medlem betale med Vipps og få trukket AvtaleGiro samme uke. Kontingent betalt to ganger viser hvordan det rettes opp.
Slik introduserer dere AvtaleGiro
- Nevn avtalen i velkomstmeldingen og i kontingentkravet, med en lenke eller en forklaring på hvordan den opprettes.
- Forklar beløpsgrensen og foreslå en grense som tåler en moderat økning.
- Start med medlemmer som har betalt hvert år; de har minst å tape på å automatisere.
- Kontroller etter første trekk at antall trukket stemmer med antall avtaler, og følg opp avviste trekk med en vanlig faktura.
Vil dere tilby eFaktura og AvtaleGiro fra samme kontingentkrav som resten av betalingene, kan dere komme i gang med Vele.