En utmeldt person skal ikke få neste kontingentpåminnelse. En foresatt kan trenge informasjon uten selv å være medlem. Kommunikasjonsarbeidet begynner derfor med medlem, betaler og kontaktperson som ulike roller.
Vi hjelper med mottakergrupper, meldingsmaler, kanalvalg og opplæring. Tilbudet viser hvilke utsendelser som løses i Vele og hvilke som trenger en ekstern e-post- eller SMS-tjeneste.
Et eksempel før første utsending
Et tenkt kor har 60 medlemmer. Fire har meldt seg ut før neste periode, og seks aktive medlemmer mangler gyldig e-post. Da har dere 56 aktive medlemmer og 50 aktive med gyldig e-post. Ikke send til alle 60 gamle adresser, og ikke kall 50 leverte e-poster et bevis på at alle aktive er varslet.
| Kontroll | Avgjørelse |
|---|---|
| Utmeldte | Fjernes fra den aktuelle medlemsutsendingen |
| Manglende e-post | Kontaktansvarlig følger opp alternativ kanal |
| Kontingentpåminnelse | Mottaker er riktig betaler, etter kontroll av innbetalinger |
| Praktisk informasjon | Sendes til berørt gruppe, med foresatte der det er relevant |
| Nyhetsbrev og reklame | Vurder formål, behandlingsgrunnlag og reservasjoner separat |
Leveransen kan omfatte
- Gjennomgang av dagens lister, roller og kanaler uten å samle inn flere data enn nødvendig.
- Avtalt oppsett av mottakergrupper og kontroll før utsending.
- Maler for velkomst, praktiske endringer og individuell betalingsoppfølging.
- Rutine for feil adresser, returmeldinger og endrede kontaktpersoner.
- Opplæring av ansvarlig og stedfortreder, med en kort overleveringsliste.
Styret godkjenner innhold og mottakere. Kanalabonnement, meldingskostnader og løpende utført administrasjon avtales separat. Medlemsdata som kan røpe fagforeningsmedlemskap eller andre særlige forhold krever egen vurdering før import og utsending.
Les den praktiske guiden til SMS og e-post og personvern for medlemslister før dere bestemmer oppsettet.
Få hjelp med medlemskommunikasjonen. Vi tar kontakt om dagens kanaler og utsendingene dere trenger hjelp med.