Vele kan vurderes for medlemsadministrasjonen i samvirker. Begynn med hva dere må vite om medlemskapet, og hvilke oppgaver som hører til regnskap, handel og eieradministrasjon. Et medlemsregister er ikke automatisk et andelsregister eller et system for etterbetaling. Slike behov må avklares særskilt.
Hold tre spor fra hverandre
| Spor | Spørsmål register og rutiner må svare på |
|---|---|
| Medlemskap | Hvem er medlem, fra hvilken dato og med hvilken kontaktperson? |
| Andelsinnskudd | Hvilket innskudd er registrert, og hvor dokumenteres endringer? |
| Handel med samvirket | Hvilke kjøp eller leveranser tilhører medlemmet i økonomisystemet? |
Et medlem som er et foretak, kan bytte kontaktperson uten at selve medlemskapet skifter eier. En e-postadresse bør derfor ikke være eneste identifikator. Les medlemsnummer og identifikatorer.
Eksempel: ett medlem, flere beløp
Et tenkt medlem betaler 1 000 kroner i andelsinnskudd, 400 kroner i eventuell vedtatt årlig kontingent og mottar en varefaktura på 6 000 kroner. De tre beløpene blir ikke én kontingent på 7 400 kroner. Innskudd, kontingent og varekjøp må kunne spores hver for seg. Regnskapsfører vurderer riktig behandling; vedtektene og vedtakene avgjør grunnlaget for kravene.
Ved utmelding må ansvarlig kontrollere både medlemsstatus og eventuell behandling av innskudd etter gjeldende regler og vedtekter. Ikke la en slettet rad i medlemslisten alene styre et økonomisk oppgjør.
Dette undersøker vi før oppsett
- Kan samme medlem være både kunde og leverandør, og hvilke systemer har originaldataene?
- Hvordan kontrollerer dere kontaktperson og fullmakt for medlemsforetak?
- Hvilke opplysninger trenger styret til innkalling og medlemsoversikt?
- Hvor føres andelsinnskudd og eventuelle oppgjør med medlemmene?
- Hvilke rapporter, eksportformater eller integrasjoner er faktisk nødvendige?
Altinns oversikt over samvirkeforetak forklarer organisasjonsformen. Dette er ikke en oppskrift på juridisk omorganisering eller skattebehandling.
Avtal medlemsprodukt og tjenester hver for seg
Vi går gjennom Vele med deres medlemsmodell og viser hva som støttes. Datarydding, oppsett, tekniske koblinger og regnskapsarbeid avtales etter behov. Et krav til særskilt andels- eller oppgjørsfunksjonalitet må undersøkes før vi bekrefter en løsning.
Dette tilbudet gjelder medlemsorganisasjoner og ordinære samvirker. Borettslag og eierseksjonssameier har andre forvaltningsbehov og er utenfor Veles tilbud her.
Avtal en gjennomgang av Vele uten å sende medlemsdata i første henvendelse.