En fagforening har andre behov enn en idrettsklubb eller et kor. Kontingenten betales ofte via arbeidsgiveren, medlemmene er knyttet både til en arbeidsplass og et lokallag, og medlemskapets lengde kan ha betydning for rettigheter og forsikringer. Et medlemssystem for fagforening må derfor holde orden på tre ting de fleste foreningssystemer ikke tenker på: arbeidsgivertrekk, arbeidsplasstilhørighet og sammenhengende medlemshistorikk.
Kontingent via lønn
Mange medlemmer betaler kontingenten gjennom trekk i lønn. Arbeidsmiljøloven åpner for lønnstrekk for fagforeningskontingent når det er fastsatt regler om det i tariffavtale, se arbeidsmiljøloven § 14-15 tredje ledd bokstav d. Trekket er arbeidsgiverens rutine: arbeidsgiveren trekker beløpet, rapporterer det og overfører det til forbundet eller foreningen.
For medlemssystemet betyr det at kontingenten kommer inn som én samlet betaling fra hver arbeidsgiver, med en liste over hvilke medlemmer trekket gjelder. Systemet må kunne:
| Oppgave | Hva som trengs |
|---|---|
| Gi arbeidsgiver grunnlag for trekket | Liste over medlemmer per arbeidsgiver, med sats eller prosent |
| Ta imot arbeidsgivers oppgjør | Import eller registrering av trekklisten per periode |
| Matche trekket mot medlemmene | Kontroll av beløp per medlem mot forventet sats |
| Finne avvik | Medlemmer som mangler i trekklisten, eller som er trukket uten å være medlem |
| Håndtere medlemmer uten trekk | Vanlig faktura eller AvtaleGiro for dem som ikke har lønnstrekk |
Fiktivt eksempel: En arbeidsgiver overfører 18 400 kroner for 46 medlemmer. Medlemssystemet forventet 47. Ett medlem mangler i trekklisten, enten fordi vedkommende har sluttet, er i permisjon eller ikke er meldt inn hos arbeidsgiveren. Uten en slik kontroll faller medlemmet ut av betalingen uten at noen merker det, og står kanskje uten forsikringsdekning.
Kontingent som en prosent av lønn gjør kontrollen vanskeligere, fordi beløpet varierer. Da må systemet kontrollere at medlemmet er trukket, og at beløpet ligger innenfor forventet nivå, i stedet for å matche på eksakt beløp.
Arbeidsplass, klubb og lokallag
Et fagforeningsmedlem tilhører gjerne flere enheter samtidig:
- arbeidsplassen, der en klubb og tillitsvalgte organiserer medlemmene lokalt
- lokallaget eller avdelingen, som har eget styre og egne midler
- forbundet, som har det sentrale registeret
Registrer arbeidsgiver og arbeidsplass som egne felt med datoer, ikke som fritekst. Når medlemmet bytter jobb, avsluttes arbeidsplasstilknytningen med dato og en ny legges til; selve medlemskapet fortsetter. Lag, avdelinger og lokallag viser hvordan tilhørighet og kontingentandeler mellom nivåene kan modelleres.
Tillitsvalgte og tilgang
Tillitsvalgte på en arbeidsplass trenger å se medlemmene på sin arbeidsplass for å kunne organisere dem. De trenger ikke se medlemmer på andre arbeidsplasser, og de skal ikke se betalingsdetaljer utover om medlemmet er i orden.
At en person er medlem av en fagforening, er en særlig kategori av personopplysninger etter personvernforordningen. Det stiller strengere krav til hvem som får innsyn, og til sikkerheten rundt registeret. Datatilsynet forklarer reglene om særlige kategorier av personopplysninger. Det betyr blant annet at medlemslister ikke skal sendes som regneark på e-post, og at tilgang avsluttes når et verv opphører. Tilgangsstyring i medlemssystem går gjennom rollene.
Medlemshistorikk og ansiennitet
I en fagforening kan sammenhengende medlemskap ha betydning, for eksempel for rett til bistand, stønader eller kollektive forsikringer knyttet til medlemskapet. Vilkårene står i forbundets vedtekter og forsikringsavtaler. Registeret må derfor kunne vise:
- når medlemskapet startet, også hvis medlemmet er overført fra et annet forbund
- perioder uten betaling, permisjoner og fritak
- kategoribytter, for eksempel fra yrkesaktiv til pensjonist eller student
Ikke overskriv gamle verdier. Et medlem som var student i tre år og deretter yrkesaktiv, skal ha begge periodene i historikken. Historikk i medlemsregister viser hvilke felt som må dateres.
Skattefradrag og årsoppgave
Medlemmer kan ha rett til fradrag for fagforeningskontingent i skattemeldingen, innenfor et maksimalbeløp som fastsettes i skattereglene og kan endres fra år til år. Forbundet må derfor kunne vise hva hvert medlem har betalt i løpet av inntektsåret, uavhengig av om betalingen kom via lønnstrekk eller faktura. Hvordan og når opplysningene skal rapporteres til Skatteetaten, bør avklares med forbundet sentralt eller med regnskapsfører.
Kommunikasjon i forhandlinger og streik
Fagforeninger må noen ganger nå mange medlemmer raskt: uravstemning, plassfratredelse, endringer under forhandlinger. Det krever oppdatert e-post og mobilnummer, og målgrupper etter arbeidsplass og tariffområde. SMS og e-post til medlemmer beskriver hvordan utsendelser bygges fra registeret.
Spør leverandøren om dette
- Hvordan importeres en trekkliste fra arbeidsgiver, og hvordan vises medlemmer som mangler?
- Kan kontingent være prosent av lønn, med minimum og maksimum?
- Hvordan avgrenses tillitsvalgtes innsyn til egen arbeidsplass?
- Hvordan vises sammenhengende medlemskap over jobbytter og kategoribytter?
- Kan dere hente ut innbetalt beløp per medlem per år?
Vil dere ha arbeidsgivertrekk, arbeidsplasser og medlemshistorikk i samme medlemssystem, kan dere komme i gang med Vele.