Et samvirkeforetak (SA) er ikke en forening, og medlemmene er ikke bare medlemmer. De eier foretaket gjennom medlemskapet, har ofte betalt et andelsinnskot, og kan få deler av overskuddet tilbake etter hvor mye de har handlet. Et medlemssystem for samvirke må derfor holde orden på mer enn navn og kontingent. Rammene står i samvirkelova.
Medlemsregisteret er lovpålagt
Etter samvirkelova § 18 skal styret sørge for at det opprettes et register over medlemmene. Registeret skal vise blant annet:
| Opplysning | Merknad |
|---|---|
| Navn | Person eller virksomhet |
| Fødselsdato eller organisasjonsnummer | Virksomheter kan være medlemmer |
| Adresse | Brukes også til innkalling |
| Dato for innmelding | Grunnlag for historikk og rettigheter |
| Andelsinnskot | Beløpet hvert medlem har skutt inn, når vedtektene har innskot |
Les gjeldende tekst i loven for hele kravet. Det praktiske poenget er at registeret ikke er en hjelpeliste for styret, men et register foretaket plikter å holde riktig. Endringer bør dateres, og utmeldte bør ikke slettes, fordi innskot og etterbetaling kan gjelde dem også etter utmeldingen.
Andelsinnskot
Vedtektene bestemmer om medlemmene skal betale andelsinnskot, hvor stort det er, om det forrentes og om det betales tilbake ved utmelding. Et innskot er ikke kontingent. Det er et innskudd i foretaket som registeret må holde separat:
Fiktivt eksempel: Et samvirke har et innskot på 1 000 kroner og en årlig medlemsavgift på 200 kroner. Et nytt medlem betaler 1 200 kroner ved innmelding, men bare 200 kroner er årets avgift. De 1 000 kronene føres som andelsinnskot på medlemmet og kan være et beløp foretaket skal betale tilbake senere.
Registeret bør derfor vise innskot per medlem, dato for innbetaling og eventuelle tilbakebetalinger. Summen av innskot i registeret skal stemme med det regnskapet viser som andelskapital.
Stemmerett på årsmøtet
Hovedregelen i samvirkelova § 38 er ett medlem, én stemme. Vedtektene kan gi flere stemmer etter medlemmets omsetning med foretaket, men ingen enkeltmedlemmer kan få flertallet av stemmene. Registeret må kunne lage en liste over stemmeberettigede til årsmøtet, med antall stemmer per medlem når vedtektene bruker omsetningsbaserte stemmer. Medlemskap med stemmerett viser hvordan listen bygges.
Omsetning og etterbetaling
Etter samvirkelova § 27 kan medlemmene få utbetalt hele eller deler av årsoverskuddet på grunnlag av omsetningen sin med foretaket, når vedtektene åpner for det. Det kalles etterbetaling. Beregningen krever at foretaket vet hvor mye hvert medlem har handlet eller levert i perioden.
| Medlem | Omsetning i perioden | Andel av samlet omsetning | Etterbetaling av fiktive 50 000 kr |
|---|---|---|---|
| A | 120 000 kr | 40 % | 20 000 kr |
| B | 90 000 kr | 30 % | 15 000 kr |
| C | 90 000 kr | 30 % | 15 000 kr |
Omsetningen kommer som regel fra kassesystem, fakturering eller leveransesystem, ikke fra medlemssystemet. Det viktige er at begge systemene bruker samme medlemsnummer, slik at omsetningen kan kobles til riktig medlem. Medlemsnummer og identifikatorer forklarer hvorfor nummeret ikke bør gjenbrukes, og integrasjoner i medlemssystem viser koblingene.
Utmelding
Samvirkelova § 22 sier at et medlem kan avslutte medlemskapet ved skriftlig utmelding. Vedtektene kan sette en oppsigelsestid, innenfor lovens grense. Ved utmelding kan medlemmet ha krav på å få tilbake andelsinnskotet, med mindre vedtektene sier noe annet, og kan ha rett til etterbetaling for tiden frem til utmeldingen.
Registeret må derfor vise:
- dato utmeldingen ble mottatt, og dato den får virkning etter oppsigelsestiden
- innskot som skal betales tilbake, og når det er gjort
- eventuell etterbetaling som gjelder perioden før utmeldingen
Et medlem som er utmeldt, er altså ikke ferdigbehandlet før innskot og eventuelle etterbetalinger er avklart. Bruk en egen status for det, og se utmelding og passive medlemmer for resten av rutinen.
Når medlemmene er virksomheter
I mange samvirker, som innkjøpssamvirker og landbrukssamvirker, er medlemmene foretak eller gårdsbruk. Da trenger registeret organisasjonsnummer, kontaktperson og fakturaadresse som kan endres uten at medlemskapet endres. Når en gård eller virksomhet skifter eier, må vedtektene avgjøre om medlemskapet kan overføres, eller om det er en utmelding og en ny innmelding.
Kontroller før årsmøtet
- Antall medlemmer og stemmer stemmer med registeret per møtedato.
- Summen av andelsinnskot stemmer med regnskapet.
- Utmeldinger med virkning før møtet er registrert.
- Omsetningsgrunnlaget for etterbetaling er koblet til riktige medlemsnumre.
Vil dere ha medlemsregister, andelsinnskot og stemmerett for samvirket i samme system, kan dere komme i gang med Vele.