Medlemssystem for idrettslag

Et medlemssystem for idrettslag må fungere for medlemmer, foresatte, trenere, lagledere, kasserer og styre. Det skal samle medlemskap, grupper, kontingent, betaling og kommunikasjon uten at alle får tilgang til alt.

Tegn arbeidsflyten før dere velger system

1. Personen eller foresatt melder inn medlemmet.
2. Laget kontrollerer dubletter, alder, gruppe og kontaktperson.
3. Systemet oppretter medlemskap og riktig kontingent.
4. Betalingen kobles til medlem og periode.
5. Trener eller lagleder får oppdatert gruppeliste.
6. Styret følger betalingsstatus, frafall og rapportering.

Test hele kjeden med en voksen, et barn med to foresatte, et søskenmedlemskap, overgang mellom grupper og utmelding midt i perioden.

Roller og tilgang

Tilganger bør følge verv, ha sluttdato og kunne overleveres uten å dele private kontoer.

Medlemsregister og personvern

Idrettslaget må vite hvilke opplysninger som behandles, hvorfor de trengs, hvem som får tilgang og når de slettes. Datatilsynet bruker medlemsforening som eksempel i veiledningen om behandlingsgrunnlag for personopplysninger . Avtale kan være relevant for selve medlemskapet, mens markedsføring kan kreve et annet grunnlag.

Ikke samle fødselsnummer, helseopplysninger eller annen sensitiv informasjon bare fordi systemet har et felt. Definer formål og tilgang før et nytt felt tas i bruk.

Kontingent og betalingsoppfølging

Et godt system viser krav, forfall, betaling, kreditnota og refusjon per medlem. Det må skille mellom medlemskontingent, treningsavgift, arrangement og andre ytelser, fordi både rapportering og avgiftsbehandling kan være forskjellig.

Bruk betalingsstatus per medlem i den løpende oppfølgingen og avstemming av kontingent ved periodeslutt.

Kravliste før dere velger

• stabil medlems-ID og kontroll mot dubletter
• familie- og foresattrelasjoner uten delte innlogginger
• gruppe- og rollebasert tilgang
• kontingentregler, fritak, delbetaling og refusjon
• KID eller annen sikker betalingsmatching
• historikk over endringer og samtykker
• eksport som kan kontrolleres og brukes ved systembytte
• rapporter som styret faktisk trenger

Overlevering mellom frivillige

Unngå at én frivillig blir systemet. Lag en årlig overleveringspakke med rolleoversikt, åpne betalingsavvik, rapporteringsfrister, integrasjoner og siste avstemming. Se bytte medlemssystem uten kaos hvis dagens løsning er personavhengig.

Vele er laget for organisasjoner som vil samle medlemsregister og betalingsflyt. Når kontingent, KID og bokføring skal henge sammen, kan økonomiflyten kobles til ReAI.