Øremerking følger et formål eller et vilkår, ikke nødvendigvis en egen bankkonto. En gave kan være bundet av giveren, et tilskudd av vedtaket, mens styret også kan sette av frie midler internt. Disse bindingene bør ikke blandes: styret kan ikke uten videre endre en ekstern betingelse ved å endre sitt eget budsjett.
Registrer bindingen før dere bruker pengene
For hver tildeling trenger dere giver eller forvalter, skriftlige vilkår, formål, tillatt periode, budsjett, rapporteringsfrist og kontaktperson. Noter også hva som krever forhåndsgodkjenning og hva som skjer med ubrukte midler. Regnskapsfører må vurdere bokføring og periodisering; en intern oversikt erstatter ikke den vurderingen.
| Midler | Hva styret må kontrollere |
|---|---|
| Fri gave | Om det faktisk er gitt uten formålsbegrensning |
| Gave til en bestemt aktivitet | Giverens vilkår før pengene flyttes |
| Prosjekttilskudd | Tilsagn, godkjent budsjett, periode og rapport |
| Styrets egen avsetning | Hvilket organ kan endre beslutningen |
| Deltakerforskudd | Leveransen eller refusjonsvilkårene som gjenstår |
Eksempel: saldo er ikke restbudsjett
En forening får 80 000 kroner til et prosjekt. Den har betalt 45 000 i godkjente utgifter, mottatt en ubetalt leverandørfaktura på 12 000 og bestilt tjenester for ytterligere 8 000. Bankdelen som står igjen er 35 000, men bare 15 000 er ubundet av disse kjente prosjektforpliktelsene.
Dette sier fortsatt ikke at de 15 000 kan brukes til ordinær drift. Vilkårene kan kreve videre godkjent aktivitet, søknad om endring eller tilbakebetaling. Finn svaret i tilsagnet og innhent avklaring fra forvalteren før disponering. Unngå å finansiere faste utgifter med et beløp dere kanskje må returnere.
Når prosjektet endres
En avlyst aktivitet kan redusere både kostnader og støtteberettiget grunnlag. Dokumenter hva som ble avlyst, hvilke regninger dere fortsatt skylder og hva dere foreslår å endre. Oppbevar godkjenningen sammen med det opprinnelige vedtaket. Ikke overskriv budsjettet slik at endringen blir usynlig.
Den løpende oversikten bør vise mottatt støtte, godkjent bruk, bestilt men ikke levert, ubetalte regninger og avklart restbeløp. Bruk prosjektregnskapet for detaljene og likviditetsbudsjettet for betalingstidspunktene.
Avslutt med et skriftlig spor
Et prosjekt er ikke nødvendigvis ferdig når siste aktivitet er gjennomført. Kontroller sluttrapport, eventuell attestasjon, siste leverandørkostnad og forvalterens behandling av restmidlene. Gi neste kasserer en liste over åpne bindinger. Vele kan hjelpe med oppsett og kontrollrutine; det gir ikke myndighet til å endre tilskuddsvilkårene.